Teknik Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan dalam sebuah proses bisnis

Problem Solving menjadi salah satu kriteria seseorang untuk mendapatkan kesempatan Promosi dalam sebuah Fungsi dan Jabatan.  Untuk itulah setiap Assessment akan selalu disertai dengan Metode mencari Pemecahan Masalah (Problem Solving).  Setelah mendapatkan cara menyelesaikan sebuah masalah, akan dilanjutkan dengan menguji kemampuan Pengambilan Keputusan (Decision Making).  Terkadang seorang ahli akan berkata “There’re no Problems just Opportunities”, namun hal ini jusru memperjelas kondisi bahwa dia belum menemukan Akar Masalah (Root Cause) sehingga tampak hanya menutupi stress agar terlihat optimis.  Pada akhirnya setiap Masalah harus Dipecahkan dan Keputusan harus Diambil.  Dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan harus dilakukan Tahap Demi Tahap (Step-by-Step) yakni:

  1. Problem Recognition
  2. Problem Labeling
  3. Problem Cause Analysis
  4. Optional Solution
  5. Decision Making
  6. Action Planning

Langkah 1, Problem Recognition (Pengakuan Masalah)

Dengan mengakui bahwa terdapat situasi yang harus diperbaiki, walaupun kondisi serius dan sangat kritis.  Jangan pula menganggap sepele sebuah permasalahan sehingga cenderung sedikit mengabaikan potensi masalah berikutnya.  Pengakuan yang Jujur akan adanya Masalah Kecil atau Besar akan berdampak terhadap keseluruhan proses yang akan berjalan kemudian.  Individu dan Tim perlu Mengenali dan Mengakui terdapat sebuah Gejala yang berpotensi menjadi Masalah berkelanjutan, sedemikian Pemecahan Masalah dan Pengabilan Keputusan dapat terwujud.

Langkah 2, Problem Labeling (Identifikasi Masalah)

Setelah menyelesaikan langkah pertama,   Anda perlu memiliki banyak data pendukung masalah tersebut.  Ini mungkin akan membingungkan Anda dengan begitu banyaknya masalah dan jenis masalah yang ada.  Namun identifikasi masalah ini perlu dilakukan agar mendapat persepsi yang sama dari semua orang walau dari sudut pandang yang berbeda.  Hasil identifikasi masalah ini agar ada sebuah Kesepakatan Bersama tentang Masalah Utama yang perlu Resolusi.

Langkah 3, Problem-Cause Analysis (Analisa Penyebab Masalah)

Dengan berhasilnya Identifikasi Masalah, maka Anda akan mulai mencari Definisi Masalah sebenarnya.  Anda tidak mungkin menyelesaikan masalah secara bersamaan, dimana hal tersebut akan sangat menguras waktu dan pikiran.  Maka dengan memilah-milah pada Langkah 2, konsentrasi dan fokus Anda terhadap Akar Penyebab Masalah Utama makin mengerucut.  Langkah ketiga ini adalah Langkah yang Terkontrol dan Terpecahkan dan dapat menjelaskan kenapa masalah tersebut timbul.

Langkah 4, Optional Solution (Solusi Pilihan)

Langkah ini menggambarkan bagaimana Langkah penyelesaian masalah dengan berbagai cara dan alternatif.  Anda tentu mencari strategi penyelesaian masalah satu untuk semua, namun daftar lengkap alternatif akan sangat penting sebelum berlanjut pada langkah berikutnya.  Carilah daftar lengkap cara-cara yang mungkin dalam penyelesaian masalah Anda.

Langkah 5, Decision Making (Pengambilan Keputusan)

Disini akan memungkinkan Anda memilih salah satu alternatif solusi yang ada dalam tindakan perbaikan.   Langkah ini menjadi Filosofi Analisa dan Evaluasi, dimana Anda perlu mempertimbangkan Prioritas dan Alternatif pilihan sehingga akan terkaji Proses yang Praktis dan Ilmiah. Pengambilan Keputusan ini harus mendapatkan tempat dari semua pihak sehingga dapat mengesampingkan Alternatif Solusi lainnya dari Langkah empat.

Langkah 6, Action Planning (Perencanaan Aksi)

Sebuah Solusi tidak menjadi senjata ampuh jika hanya sebagai wacana dan tidak terbukti dalam tindakan.  Sebaik apapun solusi pilihan bersama tidak akan berhasil tanpa adanya eksekusi.  Tahapan ini memerlukan Apa yang akan dilakukan (What to Do), Dimana dilakukan (Where) dan Kapan dilakukan (When).

Mekanisme Pengawasan sangat penting dalam memastikan sebuah rencana berjalan baik dan berhasil.  Tidak peduli seberapa hebat Anda dalam memprediksi masa depan, namun lebih baik mengantisipasi masalah dan mempersiapkan diri sebaik mungkin, menghindari efek terburuk, dengan memikirkan Urutan Pelaksanaan, Estimasi Waktu dan Sumber Daya terkait.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>