Teknik Komunikasi Esensial dalam Dunia Kerja

Teknik komunikasi esensial dalam dunia kerja
Teknik komunikasi esensial dalam dunia kerja

Email, Tweet, SMS, WA, BBM adalah cara untuk berkomunikasi.  Teknik komunikasi esensial dalam dunia kerja yang harus Anda lakukan saat ini bertujuan menghindari komunikasi BERLEBIH dan meningkatkan KEJELASAN.  Sehingga tidak semua informasi menjadi santapan Anda setiap saat.  Informasi berlebih tentu tidak baik, sebab Anda akan sulit MEMILIH dan MEMILAH nya.

Anda mungkin sering melihat rekan kerja yang sibuk dengan handphone mereka. Bahkan saat makan siang pun masih sering terdengar deringan telepon, dan mau tidak mau dia harus menjawabnya. Jika Anda tengah berbincang serius, maka notifikasi telepon akan sangat mengganggu dan meningkatkan level stres kerja rekan Anda.

Terkadang Anda pun enggan mencegah mereka tidak mengangkat telepon atau membalas SMS, WA atau BBM.  Namun ini pun perlu dipahami bahwa tidak semua waktu Anda habis untuk “membiarkan” mereka dengan teleponnya.

Masalah rekan Anda jelas terlihat bahwa dia terlalu banyak “mengalah”. Overcommunication adalah masalah yang semakin nyata saat ini dan tampaknya semakin parah. Perkembangan teknologi sudah membuat hubungan personal terjadi tanpa BATAS WAKTU dan TEMPAT.

Komunikasi diperlukan untuk pertukaran INFORMASI.  Dan teknik komunikasi efektif perlu dipelajari dan dijadikan STANDAR baku bagi setiap profesional dalam bekerja.  Teknik berikut akan membantu Anda mengelola komunikasi secara PROAKTIF di perusahaan Anda.

#1. Tetapkan BATASAN

Sering Anda mendengar atasa yang berkata, “Telepon saya 24 jam, silakan hubungi kapanpun”.  Stigma ini “tidak salah”, namun kurang tepat.  Sebab meski Anda seorang pemimpin dalam tim, BATASAN adalah MUTLAK dan WAJIB.  Meski mereka pun cukup mengerti, untuk menghubungi Anda diluar jam kerja, namun Anda pun perlu berlaku yang sama, menghindari menghubungi mereka diluar jam kerja, terlebih diakhir pekan.

Kepemimpinan memang berarti Anda BERADA di sana untuk karyawan. Namun, bagaimanapun, meski Anda bersedia untuk waktu 24/7, tidak berarti seluruh waktu akan terpakai dalam urusan pekerjaan.

Tujuannya tidak lain untuk menghindari DIRI dari KEWALAHAN. Anda perlu mempersiapkan waktu untuk diri sendiri dan karyawan Anda. Juga, menegaskan kapan waktu LEPAS dari pekerjaan – tapi pastikan KOMUNIKASI akan CEPAT dan RINGKAS saat waktunya.

#2. Matikan SILO

Silo istilah yang common saat ini, yakni tidak adanya KEJELASAN antar pihak terhadap sebuah INFORMASI, VISI, PRIORITAS, TUJUAN, PROSES, dan lainnya.  Masing-masing mempunyai kepentingan dan keinginan sendiri, dan tidak ingin melibatkan pihak lain.

Mental Silo sudah sering menjadi KEGAGALAN sebuah organisasi, sebab berdampak pada PROSES operasional, MENTAL karyawan, dan BUDAYA perusahaan.

Anda mungkin sering  menemukan salah satu MASALAHkomunikasi terbesar dalam perusahaan adalah silo departemen. Kesalahan terjadi karena departemen dan individu gagal berbagi informasi antara mereka sendiri.

Doronglah tim lintas fungsional untuk memecahkan masalah multi departemen, dorong transparansi secara penuh dan panggil setiap perilaku yang tidak sesuai dengan panduan Anda.  Teknik komunikasi efektif adalah TERBUKA terhadap pihak yang terkait.

#3. Tetap KONSISTEN

Ada banyak platform komunikasi akhir-akhir ini yang bisa Anda gunakan.  Dan banyak pula sebagian besar perusahaan menggunakan semuanya. Tentukan satu atau dua platform mana yang paling masuk akal bagi perusahaan Anda, dan hilangkan yang lainnya. Pastikan semua orang tahu bahwa menggunakan platform tersebut akan meningkatkan komunikasi secara SUBSTANSIAL.

Jika departemen Anda terbiasa dengan Grup WA Grup, maka perlu adannya KOMITMEN dan KONSISTENSI penggunaan media tersebut.  Dan jika sebuah GRUP WA sudah diaktifkan, maka sebaiknya tidak membuat grup WA lainnya dengan anggota tim yang sama.

#4. Lakukan DELEGASI

Banyak pemimpin percaya bahwa lebih mudah melakukan tugas tertentu daripada meluangkan waktu untuk menjelaskan proyek tersebut kepada orang lain. Meskipun mungkin lebih mudah untuk pertama kalinya, akhirnya Anda melakukan tugas yang sama beberapa kali.

Luangkan waktu untuk mempekerjakan orang yang tepat, pastikan mereka dilatih, dan biarkan mereka melakukan pekerjaan mereka. Tugas Anda adalah membuat mereka BERDAYA, bukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Delegasi adalah salah satu teknik komunikasi yang paling efektif dalam organisasi.  Anda akan semakin mudah berpikir STRATEGIS dan TAKTIS untuk mengembangkan bisnis perusahaan.

#5. Berhenti MIKRO MANAJEMEN

Apakah Anda seorang micromanager. Kebanyakan mungkin akan berkata TIDAK, meskipun sebenarnya YA. Kebanyakan micromanager berperilaku seperti ini karena kurangnya rasa PERCAYA dengan beberapa karyawan tertentu.

Pastikan Anda memiliki karyawan di tempat yang SESUAI, TERLATIH, dan punya VISI bersama dengan Anda dan perusahaan. Ini adalah tanggung jawab Anda dan cara terbaik untuk menghilangkan keinginan Anda untuk melakukan MIKRO MANAJEMEN.

#6. Hentikan WAKTU TERBUANG

Lihatlah riwayat email, WA, BBM atau pesan SMS terakhir Anda. Berapa banyak dari hal tersebut yang berisikan permintaan persetujuan?

Anda mungkin punya banyak FORMALITAS yang membuang-buang waktu dan membuat bosan dengan jawaban yang tidak perlu. Sekali lagi, ini bermuara pada kepercayaan. Anda harus punya tim di tempat yang Anda tahu mereka akan bekerja dengan baik.

Fokuskan waktu Anda untuk berpikir lebih, demi kemajuan organisasi pada masa mendatang.  Delegasi yang sukses diantaranya akan menghemat waktu Anda cukup banyak.

#7. FOKUS pada TINDAKAN

Sekarang saatnya untuk fokus pada komunikasi Anda dengan semua orang di organisasi. Anda ingin memastikan semua orang berada pada KORIDOR yang sama. Dan yang terpenting, mereka merasa NYAMAN mengajukan pertanyaan kepada Anda.  Anda siap menjawab jika ada kebingungan.

Setiap strategi akan berhasil jika direncanakan dan dieksekusi. Saatnya Anda FOKUS pada TINDAKAN.  Tindaka Anda dalam eksekusi menunjukkan sebuah teknik komunikasi esensial nan efektif.

Leave a Reply