Cara melakukan Persiapan Review Kinerja Tahunan

Persiapan Review Kinerja Tahunan
Persiapan Review Kinerja Tahunan

Setiap organisasi bisnis akan melakukan evaluasi (evaluation) dan ulasan (review) kinerja setiap tahun.  Banyak cara melalukan persiapan review kinerja tahunan yang baik dan benar.  Meski Anda seorang pemilik usaha atau top manajemen sekalipun, mungkin saja melakukannya dengan keliru.  Perlu adanya persiapan review kinerja tahunan yang matang, efektif dan efisien.

Bayangkan bahwa manajer Anda baru saja menjadwalkan review kinerja tahunan Anda. Sebagai seorang karyawan (atau manajer yang melapor ke manajer lain yang lebih tinggi), akan muncul pertanyaan di pikiran Anda.  Mungkin seperti “Bagaimana saya mempersiapkan diri untuk memastikan bahwa saya mendapat penilaian positif dan kenaikan gaji yang besar?”

Nah, jika Anda hanya mengajukan pertanyaan itu sekarang, Anda terlambat. Waktu untuk mengajukan pertanyaan itu harusnya setahun sebelum Anda di-evaluasi dan di-review.  Bisa juga (jika ini adalah review pertama Anda di perusahaan) saat Anda mendiskusikan persyaratan kerja waktu wawancara.

Itu karena evaluasi dan review kinerja tahunan tidak seperti apa adanya. Banyak aspek-aspek organisasi perusahaan yang seringkali berbeda bahkan bertentangan dengan tujuan awal. Sebagai contoh misalnya :

## Program yang Beragam ##

Maksud dan Tujuannya : Mendorong keragaman dalam mempekerjakan dan mempromosikan karyawan.  Perusahaan ingin setiap orang berada pada posisi yang tepat.

Kondisi Sebenarnya: Memastikan ada argumentasi yang wajar dari setiap proses perekrutan dan promosi yang mungkin bias.  Misalkan program promosi ada yang bersifat kaderisasi (ikut kelas) namun terkadang ada jalur khusus (reguler).  Ini adalah bentuk yang bias dalam sebuah Program yang Beragam.

## Pernyataan Misi ##

Maksud dan Tujuannya : Mengkomunikasikan nilai-nilai inti dari budaya perusahaan.

Kondisi Sebenarnya: Berkomunikasi bagaimana Anda berharap konsumen melihat perusahaan. Misi perusahaan pada hakikatnya adalah cara untuk menangkap penilaian pelanggan/konsumen.

## Sumber Daya Manusia ##

Maksud dan Tujuannya : Memaksimalkan kinerja karyawan dalam melayani tujuan strategis perusahaan.

Kondisi Sebenarnya: Kompilasi dan Konsolidasi pada semua karyawan sehingga tidak ada reaksi secara legal.  Jika karyawan “tidak” lagi perform, maka yang bersangkutan akan rela mengundurkan diri.

## Review Kinerja ##

Maksud dan Tujuan: Memberikan metode dimana kinerja pekerjaan seorang karyawan didokumentasikan dan dievaluasi.  Dan kemudian akan terbentuk sebuah Metodologi Kerja yang baku.

Aktual Sebenarnya: Meminta Anda bisa menerima kenaikan terendah tanpa keinginan untuk berhenti.  Karyawan pasti ingin naik gaji maksimal, dan sebaliknya perusahaan akan menekan di angka minimal.

Beberapa kontradiksi ini yang cukup menjadi penghalang dalam sebuah review kinerja tahunan berjalan lancar.

Manajer sebagai reviewer biasanya akan menyelesaikan proses review kinerja dengan cara mudah melalui strategi berikut :

  1. Mengkritik Kinerja Anda sehingga akan menarik kesimpulan bahwa harapan naik gaji Anda tidak realistis, atau
  2. Memuji Kinerja dengan harapan Anda akan cukup puas terhadap pujian tersebut daripada permintaan kenaikan gaji.

Jelas, tidak satu pun dari situasi tersebut menjadi keuntungan Anda, hasilnya adalah Anda akan terima apa pun yang diberikan. Tanpa memperhatikan “politik” gaji, pada umumnya kontribusi Anda cukup dihargai oleh perusahaan.

Dari perspektif karyawan, review kinerja tahunan adalah dua hal berikut :

  1. Kesempatan terakhir bagi Anda untuk memastikan komitmen atasan Anda selama review kinerja tahun lalu. Ini dengan asumsi Anda menahan keputusan terakhir.
  2. Kesempatan Anda untuk menegosiasikan kenaikan gaji yang akan didapatkan tahun depan. Kenaikan gaji pada penilaian kinerja Anda berikutnya. Ini lagi-lagi dengan asumsi Anda menahan diri dengan keputusan tersebut.

Dari sisi karyawan berikut adalah beberapa hal cara melakukan persiapan review kinerja tahunan :

## 1. Jauh sebelum review, tanyakan bagaimana Anda akan dinilai dan dihargai.

Setiap kali Anda mendapatkan atasan baru atau atasan menjadwalkan review kinerja tahunan, maka lakukan pertemuan langsung (tatap muka) sesegera mungkin. Dan Ajukan beberapa pertanyaan berikut:

  1. Apa harapan Atasan terhadap Anda selama setahun kedepan?
  2. Bagaimana Atasan akan mengukur apakah Anda telah memenuhi harapannya?
  3. Jika Anda mencapai (Meet) atau melampaui (Exceed) target tersebut, apa yang Anda dapatkan?

Tujuan Anda adalah agar atasan spesifik pada ketiga hal tersebut. Jika Anda tidak melakukan percakapan ini, maka saat review kinerja berikutnya, Anda akan dibutakan.  Anda hanya bisa menebak perkiraan Anda dan asumsi imbalan apa yang akan didapatkan.  Maka sebaiknya diadakanlah Coaching and Counseling sebelum penilaian kinerja.

Kapan pun atasan Anda memberi janji, dengarkan baik-baik bagaimana janji itu diberikan. Ada satu hal yang bisa dikatakan bos, “Lakukan ini dan saya akan mempromosikan Anda” (yang jarang terjadi). Dan bagi atasan lainnya akan mengatakan, “Lakukan ini dan Anda mungkin akan mendapatkan promosi.”

Kapan pun Anda mendengar ketidakjelasan dalam sebuah janji, ajukan pertanyaan bahwa, jika dijawab dengan jujur, akan menghilangkan ketidakjelasan itu. Contoh:

  • Boss: Jika Anda menyelesaikan proyek “A” pada bulan Agustus, Anda akan berada pada jalur promosi.
  • Anda: Saya tidak yakin apa yang Anda maksud dengan “berada pada jalur promosi.” Dengan asumsi saya berhasil menyelesaikan proyek A pada bulan Agustus, berapa kemungkinan promosi itu dalam skala satu sampai sepuluh?

Jika atasan Anda tidak dapat atau tidak mau memberikan penjelasan secara spesifik, Anda dapat mengasumsikan janji apa pun yang dibuat tidak ada artinya. Dalam bisnis, sebuah janji hanyalah sebuah komitmen bila memiliki rincian terukur yang terkait dengannya.

Buat catatan rinci tentang percakapan Anda. Kemudian, kirim e-mail ke atasan Anda untuk berterima kasih padanya karena sangat membantu, dan juga mendokumentasikan komitmen spesifik yang dibuat.

Jika Anda gagal mendokumentasikan percakapan, ada kemungkinan atasan Anda akan mengubah cara review kinerja dan lupa akan janji apa pun.

## 2. Mintalah atasan Anda secara berkala menilai pencapaian Anda

Sepanjang waktu se-tahun, kirimkan e-mail update ke atasan Anda, apa-apa saja yang Anda capai dalam seminggu atau sebulan.  Dan berdasarkan “kesekapatan” sebelumnya, Anda bisa mendokumentasikan bagaimana ekspektasi bos dan metrik yang mengukur ekspektasi tersebut.

Update ini sangat penting karena akan memaksa Anda untuk terus memperhatikan pencapaian yang telah disepakati dan membuat Anda tidak terganggu oleh masalah lainnya. Pembaruan atau update juga memaksa atasan Anda untuk secara eksplisit menyatakan pendapatnya. Opini apakah atau bagaimana metrik telah berubah sebagai respon dari perubahan kondisi bisnis.

Jika atasan Anda mengubah ekspektasi atau metrik, siapkan agenda lain one-on-one bersama atasan Anda. Ini seolah-olah untuk membahas Ekspektasi dan Metrik baru, walau sebenarnya untuk memperjelas bahwa Anda masih mengharapkan imbalan (apresiasi). Apresiasi yang berdasarkan pekerjaan yang telah Anda selesaikan.

Hal ini penting karena atasan terkadang mengubah metrik karyawan agar bisa menghindari komitmen. Misalnya, seorang manajer penjualan mungkin menjanjikan bonus jika Anda melampaui target Anda, dan kemudian menaikkan target manakala angka Anda telah akan mengalahkannya.  Komitmen adalah sesuatu yang sangat mahal dan berat.

## Contoh Kasus 1:

  • Boss: Anda sekarang akan dinilai berdasarkan profitabilitas perusahaan daripada jumlah system yang Anda hasilkan dan dapat digunakan semua orang.
  • Anda: Saya mengerti penilaian baru ini. Namun, saya telah melampaui target yang telah kita sepakati sembilan bulan lalu. Jadi saya berharap mendapatkan kenaikan gaji, terlepas dari kinerja keuangan perusahaan.

Kronologi seperti tersebut diatas akan sering terjadi, antara Perusahaan (Bos) dan Karyawan (Bawahan).  Perusahaan akan selalu berpegang dengan prinsip keuangan dan profitabilitas, sementara karyawan akan selalu menagih janji.

## Contoh Kasus 2:

  • Boss: Manajemen mengubah target penjualan Anda sehingga naik lima puluh persen lebih besar untuk tahun berjalan. Kita berharap Anda dan tim tetap semangat demi kemajuan perusahaan.
  • Anda: Saya akan mencoba yang terbaik untuk mencapai target itu! Namun, saya mengharapkan bonus saya dibayar berdasarkan kinerja target berjalan saya yang bagus.

Karyawan perlu bersikap terbuka dengan kondisi yang ada, sehingga tidak terjadi stagnansi dalam komunikasi bisnis.  Adakalanya karyawan sangat jarang berbicara langsung, dan hanya menggerutu bersama yang lainnya.  Pun demikian perusahaan perlu mengemukakan transparansi dan tetap menetapi kewajiban sebagaimana seharusnya.  Perusahaan tidak perlu menunggu masukan atau pertanyaan dari pihak karyawan sehingga tidak menjadi informasi yang simpang siur.

## 3. Tulislah draf review kinerja Anda (atau “masukan”) 

Kebanyakan bos benci menulis review kinerja. Anda perlu mempermudah pekerjaan mereka dengan laporan periodik Anda. Hal ini cukup masuk akal, saat Anda menanggung beban itu dari bahu atasan dan berpindah ke posisi Anda sendiri.  Bos akan senang manakala mereka hanya cukup “bicara” tanpa harus menyiapkan angka dan data.

Buatlah format sederhana yang mudah dibaca oleh atasan, misal :

  1. Lembar Pertama berisikan Target Awal Tahun yang sudah ditanda-tangani bersama.
  2. Halaman Kedua berisikan Aktivitas yang sudah Anda lakukan selama setahun setiap bulannya.
  3. Kertas Ketiga adalah Angka Pencapaian Anda, baik pribadi atau tim, dan dibandingkan dengan Target.
  4. Lembar Keempat berisikan Kesepakatan atau Komitmen yang menyertai saat Target Awal Tahun dibuat dan disetujui bersama.

Kebanyakan bos akan dengan senang hati membiarkan Anda menulis draf kinerjanya. Jika atasan menolak karena ingin menyiapkan sendiri, tetap lakukan juga, dan kirimkan draf tersebut sebagai “masukan” dari review kinerja.  Dengan masing-masing memegang data, akan terjadi transaksi penilaian yang adil dan akurat.

Saat Anda menulis draf (atau “masukan”), berpeganglah pada fakta tentang kinerja Anda terhadap target. Seperti target yang didokumentasikan dalam laporan berkala Anda. Jangan menegaskan kinerja Anda sebagai “superlatif” (atau Exceed). Tinggalkan bagian itu sebagai hak atasan Anda.

Sertakan pula e-mail yang mendokumentasikan kesepakatan yang dibuat bersama sebagai lembaran awal. Dengan cara itu atasan akan menyadari tidak hanya Anda melebihi harapan tapi juga ingat apa yang dijanjikan kepada Anda.

## 4. Gunakan “kejutan” dari bos Anda untuk mendapatkan konsesi baru

Dengan semua bahan yang Anda miliki, penilaian dan review kinerja tahunan Anda mungkin akan berakhir hanya sebagai formalitas. Anda akan mendapatkan nilai tinggi, tepukan di punggung, ucapan selamat dan hadiah yang dijanjikan.  Review Kinerja Tahunan seolah menjadi rutinitas yang tanpa harapan tumbuh lebih baik.

Namun, jika Anda mengikuti semua langkah di atas, mungkin pula akhirnya menjadi hal yang tidak diinginkan. Contoh:

  • “Saya tidak bisa memberi Anda kenaikan gaji karena hanya ada pembekuan kenaikan gaji.”
  • “Saya tidak bisa mengikutkan Anda ke training manajemen senior karena Anda tidak melakukan aktivitas yang telah disebutkan pertama kalinya.”
  • “Promosi Anda ditahan karena situasi berdasarkan kebijakan perusahaan.”

Jika Anda tidak mempunyai dasar review kinerja (Target, Hasil, Kesepakatan), semua yang bisa Anda katakan pada saat itu hanya, “Oh, baiklah.” Namun, karena Anda telah melakukan persiapannya, maka atasan Anda akan berada dalam posisi tidak dapat mengingkari komitmen, yang berarti berutang kepada Anda.

Secepat mungkin, nyatakan kembali kenyataan bahwa Anda telah melampaui harapan dan bos membuat janji khusus kepada Anda jika berhasil. Kemudian tanyakan pada bos apa yang akan dia lakukan, seperti misal:

  • “Saya mengerti bahwa ada pembekuan kenaikan gaji, maka Bagaimana Anda berencana untuk melakukan pengecualian dalam kasus saya?”
  • “Karena ini adalah pertama kalinya saya mendengar hal itu, saya bingung bagaimana Anda mengharapkan saya untuk memenuhinya. Jadi, jika Anda tidak mengikutkan saya training, apa yang akan Anda lakukan untuk saya, karena saya melampaui target yang ditetapkan di awal tahun ini?”
  • “Kedengarannya seperti masalah yang sulit, karena promosi sekarang berada di luar kendali Anda. Bagaimana dengan hal-hal yang ada di dalam kendali Anda, seperti hari-hari “libur”ekstra? Daripada promosi, bagaimana dengan libur ekstra tahun ini?”

Jangan biarkan atasan Anda melepaskan komitmen tanpa menerima semacam konsesi sebagai gantinya. Jika Anda melakukannya, atasan Anda akan selalu menemukan cara untuk keluar dari komitmen apa pun yang dia buat. 

Kejutan akan sering terjadi manakala review kinerja dilakukan. Jarang perusahaan atau atasan yang dengan mudah memberikan nilai exceed meski score Anda sudah 100. Hal Ini bukan menjadikan karir Anda sebagai bentuk transaksional, namun lebih menegaskan bagaimana cara kerja profesional yang benar.

Di akhir review kinerja tahunan, ulangi percakapan Anda bersama Atasan sebagaimana yang dilakukan di atas.  Saling menjaga konsistensi dengan komitmen.

## 5.  Dokumentasikan percakapan

Setelah peninjauan kinerja Anda selesai, tuliskan email atau catatan terperinci tentang apa yang Anda dengar dan kesepakatan apa yang dibuat. Kirim ke atasan Anda, mintalah konfirmasi bahwa itu adalah refleksi pertemuan dan percakapan yang akurat.

Ingat, dalam dunia negosiasi (terutama gaji), tidak ada yang nyata jika tidak didokumentasikan.  Dokumentasi untuk menjadikan setiap pihak berada pada hak dan kewajibannya.  Terkadang situasi dan kondisi yang tidak menguntungkan, dapat merubah seseorang dalam bersikap.  Tidak hanya atasan, pun demikian para karyawan.

Sekarang, Anda mungkin berpikir bahwa atasan akan menganggap Anda buruk karena sangat remeh (wothless). Dan sebaliknya, banyak bos yang memiliki rahasia nama-nama karyawan yang tidak menggunakan review kinerja tahunan untuk keuntungan mereka.  Inilah mengapa catatan hasil review kinerja tahunan Anda harus terdokumentasikan dengan baik.

Review Kinerja Tahunan yang direkap dengan baik akan menjadi track record Anda dan perusahaan. Dan hal ini seharusnya menjadi sebuah benchmarking bagi Atasan dan Karyawan dalam membangun perusahaan.  Komitmen dan Kesepakatan yang telah dibuat diawal adalah bentuk intregritas masing-masing pihak.

Persiapan Review Kinerja Tahunan dapat dilakukan dengan berbagai cara yang cukup sederhana.  Masing-masing pihak (Perusahaan & Karyawan) mempersiapkan data-data yang dibutuhkan.  Selanjutnya terjadi percakapan atau pembicaraan terkait kinerja berdasarkan data tersebut.  Komitmen awal tahun yang telah dibuat, menjadi dasar penilaian kinerja.  Kesepakatan yang telah dijanjikan menjadi kewajiban yang harus dipenuhi masing-masing.

Jika kinerja karyawan baik, maka berikan penilaian baik dan penuhi apresiasinya.  Pun sebaliknya jika karyawan tidak perform sesuai komitmen, maka berikan sangsi dan konsekuensinya.  Demikian akan terjalin transaksi yang adil, sesuai komitmen dan sesuai janji.

Leave a Reply