Pola Pikir PDCA untuk Kerja Sistematis dan Struktural

pola pikir pdca untuk kerja sistematis dan struktural
Pola pikir PDCA untuk kerja sistematis dan struktural

Sebuah organisasi menjadi besar karena keberhasilan program strategis yang sistematis.  Pola Pikir PDCA untuk kerja SISTEMATIS dan STRUKTURAL menjadi sangat krusial.  Strategi yang mumpuni, namun sulit diaplikasikan, hanya menjadi wacana di atas kertas.  Inilah manfaat dari sebuah konsep PDCA dalam bekerja yang sistematis dan terstruktur baik.

Pertumbuhan organisasi selalu dimulai dengan hal kecil. Tumbuh dari kecil hingga menggurita menjadi grup bisnis dengan aset trilyunan adalah sebuah PROSES BERULANG.  Dan semua butuh KONSISTENSI dan KOMITMEN.  Fungsi PDCA dengan pola pikir sistemik disini akan diuji.

Anda sering melihat perusahaan menjadi besar karena menerapkan pola pikir kerja Sistematis dan Struktural.  Sehingga tahapan-tahapan proses setiap lini dapat terukur dan terkontrol baik.  Pabrik manufaktur contohnya, dimana setiap unit bisnis harus bekerja sesuai SOP.  Dan setiap proses menjadi Next Process berikutnya, dan tidak boleh terlewatkan.

Mulai dari satu baris lini produksi, dan berlanjut pada lini produksi lainnya, maka menjelma menjadi kelompok besar produksi.  Dan untuk membuat semua berjalan simultan, diperlukanlah METODE dan KONSEP berpikir yang sistematis dan struktural. Pola pikir PDCA yang baik dan benar merupakan jawabannya.

PDCA adalah proses berpikir sistematis dan struktural tentang sebuah AKAR MASALAH.  Tujuannya untuk dicarikan SOLUSI sehingga dapat menjadi STANDARISASI Baru untuk sebuah proses.  Standar baku yang baru ini merupakan pijakan dalam proses PERBAIKAN BERKELANJUTAN.

#LANGKAH Kerja dalam PDCA

Anda tentu sangat paham definisi atau pengertian PDCA.  Proses penyelesaian sebuah masalah yang dilakukan berulang untuk mendapatkan standar baru terbaik.  PDCA menganut empat langkah berulang dalam akronim Plan Do Check Action.

Konsep PDCA dalam pola kerja sudah berjalan puluhan tahun dalam dunia manajemen perusahaan dan sangat intensif dipergunakan perusahaan-perusahaan Jepang.  Implementasi PDCA tidak hanya pada bisnis manufaktur, namun juga sudah merambah industri jasa.

Langkah kerja PDCA yang Baik dan Benar adalah sebagai berikut :

  1. Memiliki Proses Perencanaan dan Tindak Lanjut Jelas dan Simultan.
  2. Melakukan Proses Evaluasi dan Monitoring terhadap Aktivitas dan Kegiatan Kerja yang dilakukan.

#Tujuan penggunaan Pola Pikir PDCA

Berpikir sistematis adalah cara untuk bekerja EFEKTIF dan EFISIEN.  Setiap pemikiran Anda akan tercatat dalam KERANGKA besar sebuah MASALAH.  Anda tidak serta merta “loncat” pada SOLUSI MASALAH.  Karena bisa jadi terdapat beberapa fungsi yang terlewatkan dan berdampak buruk kemudian.

1.  Pola Kerja SISTEMATIS

Artinya Anda menjadikan proses kerja dan evaluasi secara KONSISTEN dan dengan METODOLOGI tertentu.  Ada Proses Tahapan Review dengan Format Berbeda, sehingga setiap Pelaku PDCA dapat Paham dan Mengerti tahapan manakah yang harus diperbaiki, dipertahankan dan ditingkatkan.  Tahapan dalam setiap PDCA harus memiliki Format Unik agar menjadikan Proses PDCA berjalan dengan Menarik bagi setiap pelaku.

Sistematikan dalam pola kerja PDCA adalah menempatkan Masalah dan Akar masalah sebagai acuan.  Proses mencari akar masalah, harus dilakukan dengan sistem 5Why.  Sampai dengan Anda tidak lagi bisa menjawab kenapa masalah tersebut terjadi.  Inilah yang menjadi acuan sebagai akar masalah.

Berangkat dari akar masalah, selanjutnya Anda mencari beberapa ALTERNATIF SOLUSI.  Dan ini pun dilakukan dengan mekanisme 5W1H (What, Who, Where, When, Why, How).  Setelah demikian, Anda akan mendapatkan SOLUSI terbaik yang bisa dipakai untuk menyelesaikan masalah.

Dalam bekerja, saat Anda berhadapan dengan anak buah, maka pola kerja PDCA sangat efektif memberikan INFORMASI, FAKTA atau DATA yang diperlukan.  Komunikasi dan Koordinasi Anda akan terfokus pada masalah anak buah, dan tidak melebar kemana-mana.  Ini adalah contoh penerapan pola kerja sistematis menggunakan PDCA.

2.  Pola Kerja STRUKTURAL

Proses Evaluasi PDCA selalu dilakukan BERJENJANG dan BERTAHAP.  Seorang staff akan dievaluasi oleh supervisornya, supervisor akan direview oleh manajer dan seorang manajer akan menjalani proses review oleh general manajer, dan demikian seterusnya.

Inilah yang disebut dengan pola kerja Struktural.  Tujuannya tidak lain agar setiap fungsi bersimultan dari semua level karyawan.  Jika PDCA tidak bersifat struktural, maka dipastikan seorang direksi bisa melakukan review pada  staf lapangan.  Yang mana seharusnya fungsi direksi adalah memberikan WAWASAN dan PANDANGAN yang bersifat UMUM.

Pola pikir PDCA dengan bekerja struktural ini membuat sumber daya lebih efisien.  Waktu seorang pemimpin perusahaan akan tercurahkan pada pengembangan bisnis, dan seorang manajer lebih fokus pada peningkatan produktivitas tim.

Pada akhirnya pola pikir PDCA akan menjadikan REVIEW dan EVALUASI sebagai tujuan utama.  Yang direview atau dievaluasi adalah semua aktivitas kerja bukan hasil kerja.  Ketika sebuah proses PDCA berjalan baik dan benar, maka hasil akhir hanya menunggu waktu.  Berpikir dengan pola kerja PDCA menjadikan sebuah proses berjalan Sistematis dan Struktural.  Dan berdampak pada semangat yang menyenangkan melakukannya.

One thought on “Pola Pikir PDCA untuk Kerja Sistematis dan Struktural

  1. Top Training Indonesia September 22, 2017 at 10:14 AM

    Menarik dan bermanfaat sekali artikelnya

Leave a Reply