Bagaimana Anda menjadikan PICA sebagai Alat Kontrol dalam Proses PDCA

problem identificationPICA adalah kepanjangan dari Problem Identification Corrective Action, yang menjadi bagian tak terpisahkan dalam pelaksanaan Siklus PDCA agar mencapai Tujuan yang ditetapkan.  PICA adalah Alat Kontrol bagi setiap organisasi dalam mengamati Proses PDCA yang dijalankan sesuai dengan Rencana atau masih banyak kendala yang dihadapi.  PICA menjadi bagian dari proses Cek dalam PDCA untuk tetap membuat PDCA berkelanjutan dan berkesinambungan.

Definisi PICA

PICA sebagaimana yang diuraikan sebelumnya adalah kepanjangan dari Problem Identification Corrective Action dapat diartikan sebagai berikut:

Problem Identification, adalah Identifikasi Masalah yang menyebabkan Rencana (Plan) tidak dapat Berjalan (Do) dengan baik atau menyimpang  dan berpotensi mengakibatkan Target dan Tujuan tidak sesuai yang diharapkan.  Identifikasi Masalah harus memperhatikan beberapa aspek yang terkait, internal ataupun eksternal.  Semisal Anda dapat melakukan Identifikasi Masalah Penjualan yang hanya mencapai 80% dari Target dan hasil tersebut diantaranya:

Internal

  • Tenaga Pemasaran Kurang
  • Bahan dan Material Promosi Sedikit
  • Prosedur Pemesanan Barang Bertele-tele

Eksternal

  • Wilayah Pemasaran Terlalu Luas
  • Kompetitor Meluncurkan Produk Baru
  • Segmentasi Pelanggan Heterogen

Setelah mendapatkan beberapa faktor terkait Identifikasi Masalah, Anda dapat mulai berpikir mengenai Aktivitas Perbaikannya (Corrective Action) yang mengacu pada “Bagaimana cara menyelesaikan Masalah tersebut..?”.  Contoh diatas diantaranya adalah Kekurangan Tenaga Pemasaran, maka salah satu Corrective Action yang mungkin dilakukan yakni: 1.  Koordinasi dengan HRD dalam Rekruitmen Karyawan Baru, 2. Mencari Referensi dari Anggota Tim lain mengenai Kebutuhan Karyawan Bidang Pemasaran, 3. Skala Prioritas dalam Penempatan Tenaga Pemasaran sebelum adanya penambahan.  Inti dari Corrective Action adalah jangan sampai Permasalahan yang mucul tersebut kembali berulang pada periode Review PDCA selanjutnya (bulan depan).  Jikalau Corrective Action tidak berhasil dilakukan dapat diasumsikan bahwa PDCA Tim Anda belum berjalan baik.  Setelah penetapan Corrective Action, Anda harus juga menentukan Target yang akan dicapai setelah adanya perbaikan tersebut, dan selalu mengacu pada Metode SMART dalam penentuan Target dan Tujuan.

Format PICA yang baik

Proses pelaksanaan PDCA yang baik selalu disertai adanya PICA yang baik pula sebagai Alat Kontrol.  PICA dapat dibuat dalam bentuk format yang sederhana namun aplikatif dan implementatif berisi paramater penting yakni:

  • Tujuan (Objective)

Tujuan adalah sasaran utama dalam performance kerja Anda yang ditetapkan oleh Perusahaan pada awal tahun yang sering Anda dengar sebutan KPI (Key Performance Indicator)

  • Target Awal

Target atau Hasil yang harus dicapai dan menjadi acuan penilai kinerja sesuai KPI terkait

  • Pencapaian sebelumnya

Performa atau Kinerja bulan sebelumnya yaitu 2 bulan sebelumnya (N-2, N-1, N)

  • Identifikasi Masalah (Problem Identification)

Masalah yang menjadi kendala dan menyebabkan target awal tidak tercapai, terurai dalam kategori Masalah Internal dan Masalah Eksternal

  • Tindakan Perbaikan (Corrective Action)

Perbaikan yang akan dilakukan bulan berikutnya sehingga tidak menjadi masalah berulang dalam pencapaian target

  • Target Baru setelah Perbaikan

Target baru setelah adanya perbaikan sebelum meraih target awal dengan memperhatikan Metode Penetapan Target secara SMART

  • Batas Waktu (Dateline)

Waktu yang menjadi batas akhir pencapaian Target Baru

  • Penanggung Jawab (PIC)

Anda sebagai pelaksana dan orang yang terkait dalam meraih target

Pelaksanaan PDCA yang baik merupakan proses Identifikasi Masalah dan Perbaikan yang baik pula agar proses Perbaikan Berkesinambungan (Continuous Improvement) berjalan simultan disemua lini organisasi dan tentunya tetap mengacu pada masing-masing personal yang terlibat dalam hal ini.  PICA adalah Alat Kontrol yang harus Sederhana, Implementatif, Aplikatif dan Mudah dibaca sehingga pelaksanaan PDCA berupa Review bukan hanya menjadi rutinitas belaka namun betul-betul merupakan Proses Pola Pikir (Mindset) untuk Maju dan Progress.

ikhtisar.com

2 thoughts on “Bagaimana Anda menjadikan PICA sebagai Alat Kontrol dalam Proses PDCA

  1. Irwanto November 29, 2014 at 10:20 PM

    Posting ini sangat membantu saya dalam mengerjakan tugas membuat bahan meeting diperusahaan saya.

    Terima kasih

    Regards
    Irwanto

  2. edwin August 5, 2015 at 8:56 AM

    GOOD Info boss, terima kasih

Leave a Reply