Berikut Cara Perencanaan Proyek yang Sustain bagi Bisnis Anda

perencanaan proyekBahkan dalam membuat sarapan pagi pun Anda terkadang telah melakukan perencanaan sebelumnya, entah pada pagi hari setelah bangun tidur atau semalam sesaat sebelum tidur. Berikut contoh yang dapat Anda pelajari dalam mempersiapkan sebuah Perencanaan Proyek dan menjalankannya sampai berhasil.

Perencanaan Sebuah Meeting Perusahaan

Anda mungkin ditunjuk menjadi seorang Project Manager dalam even tahunan perusahaan atau pertemuan antar perusahaan yang sangat banyak melibatkan orang-orang.  Direksi telah menetapkan Anda sebagai pelaku dan penaggungjawab acara.  Untuk hal tersebut Anda tentu melakukan pendekatan untuk membangun sebuah perencanaan proyek dan dengan segala kompleksitasnya.

 1.    Pra Perencanaan Proyek (Pre-Plan The Project)

Langkah pertama adalah Merencanakan Perencanaan, dengan berdiskusi dan bertukar pendapat kepada orang terkait dan user seperti Stakeholder.  Sehingga Anda mengerti apa yang dikehendaki mereka.  Jika ini telah diketahui sejak periode sebelumnya, maka pastikan Apa yang Berjalan Benar dan Apa yang Berjalan Salah.  Tentukan siapa saja yang akan terlibat dalam pelaksanaan proyek tersebut dan pastikan mereka dapat membantu Anda berhasil dalam proyek.  Temukan keinginan Direksi tentang Kapan Waktu Penyelenggaraan Acara, Dimanakah pelaksanaannya dan Berapa Biaya yang diperlukan.  Kumpulkan seluruh informasi tersebut sehingga Anda akan menemukan Rangkaian Lengkap Cara Membangun dan Menyelesaikan Proyek

 2.    Pembentukan Tim (Build The Team)

Anda tidak mungkin berhasil sendiri tanpa adanya keterlibatan orang lain.  Pastikan sumber daya lainnya yang diperlukan dalam menjadikan proyek ini sukses.  Adakah orang lain pada departemen yang berbeda dapat membantu Anda untuk sukses dan bagaimana Anda melakukannya sehingga mereka akan membantu.  Haruskah Anda memberikan penawaran langsung atau cukup melakukan pendekatan kepada pimpinan mereka.  Tentukan berapa banyak waktu Anda perlukan dari mereka, dan ketrampilan khusus apakah yang diperlukan.  Apakah Anda dapat mencari orang lain dengan kemampuan sama jika orang yang Anda inginkan berhalangan membantu. Jika ini adalah Meeting Perusahaan dengan cakupan yang luas, maka bagaimana departemen HR dapat membantu Anda, dan apakah Anda perlu asisten departemen GA serta bagaimana pula dengan departemen marketing.  Anda harus mem-Break-Down semua kebutuhan dalam pelaksanaan meeting ini.

 3.    Perencanaan Agenda Acara

Agenda Acara adalah hal paling penting agar Pertemuan berlangsung sesuai dengan Waktu dan Esensi yang dicari.  Buatlah Time Block Acara secara detail, sejak Pembukaan, Isi Acara dan Penutupan.  Siapakah yang menjadi Opening Speaker dan Pembicara lainnya.  Akankah acara tersebut terjadi dalam sebuah Hall atau dipisah menjadi grup kecil dalam ruangan khusus.  Adakah acara berlangsung sehari atau dalam beberapa hari, dan bagaimana Anda melakukan penutupan setiap harinya dan melakukan pembukaan pada hari berikutnya.  Bagaimana pula Anda menangani peserta yang mungkin menginap, serta perangkat dan logistik yang mereka perlukan.

 4.    Mencari Tempat Acara

Pastikan dimana Direksi menginginkan acara berlangsung, apakah cukup dalam ruang meeting kantor atau perlu diselenggarakan diluar kantor karena perlu adanya konsentrasi lebih.  Hitunglah jumlah peserta yang akan datang serta perkirakan jarak hotel dan penginapan dari tempat meeting berlangsung.  Layout acara perlu juga diperhatikan apakah berbentuk Round Table, Theater atau Class Room.  Semua disesuaikan dengan Materi yang akan dibawakan serta Tujuan dari Acara Meeting.

 5.    Rangkuman

Setelah Anda dapat melihat satu per satu parameter yang diperlukan dalam pelaksanaan sebuah Meeting Besar selanjutnya Anda kumpulkan semua menjadi Project Plan.  Semua hal yang menjadi Perencanaan Proyek ini masih berupa Work Breakdown Structure (WBS) dan belum melihat Ketergantungan satu dan lainnya pada saat acara.  Hal tersebut dapat Anda tambahkan kemudian.

Dengan memahami faktor yang berpengaruh terhadap sebuah Project Plan, Anda dapat membuka wawasan lebih jauh dalam mengelola sebuah even.  Potensi Positif dan Negatif dapat diantisipasi dan diminimalisasi jika terjadi.  Secara umum Perencanaan sebuah Proyek dipengaruhi oleh Agenda Acara, Tim Pelaksana dan Harapan Stakeholders.  Demikian pula jika proyek Anda merupakan Proyek Improvement yang sangat menyita Waktu dan Tenaga, dimana pada akhirnya tetap ada Agenda Acara, Tim Pendukung serta Tujuan Proyek sesuai Harapan.

Leave a Reply