Manfaat Perbaikan Melalui Sistem Saran pada Perusahaan Anda

PDCA adalah Konsep Perbaikan yang terdiri dari empat langkah berulang, yakni Rencanakan (Plan), Lakukan (Do), Evaluasi (Cek) dan Tindak Lanjuti (Act).  Pada perkembangannya PDCA diakomadir melalui banyak Program Perbaikan (Improvement Program), seperti QCC (Quality Control Circle) dan SS (Suggestion System).  QCC adalah sebuah program perbaikan dalam delapan langkah sedangkan SS merupakan contoh program perbaikan dalam lima langkah.

SS atau Suggestion System merupakan contoh penerapan Konsep PDCA dalam Total Quality Management.  Perbaikan melalui Sistem Saran menjadi lebih menarik bagi banyak karyawan karena kemudahan dalam pelaksanaannya.

Berikut langkah kerja dalam Perbaikan Melalui Sistem Saran yang sesuai dengan Kaidah PDCA:

1.  Penetapan Tema dan Target

Penentapan Tema dan Target didasarkan dari adanya Latar Belakang Ide dan Saran Perbaikan.  Apakah Organisasi Anda tengah memperbaiki Proses Pelayanan Pelanggan, Perbaikan Kualitas Resiko.  Sasaran umumnya adalah Tujuan yang bersifat Internal dan Eksternal.  Manakah yang lebih dominan dari kondisi Organisasi Anda untuk diperbaiki.  Penetepan Tema dan Target perlu mengacu pada Kaidah SMART.  SMART adalah akronim dari:

  • Spesific (Spesifik).  Jelas dan Rinci dalam menentukan Target
  • Measurable (Terukur).  Angka target logis dan terukur
  • Achievable (Dapat Tercapai).  Sumber daya yang memadai dalam Pencapaian
  • Reliable (Realistis).  Target yang masih dikategorikan sebagai Nilai Optimis
  • Timebond (Batas Waktu).  Waktu yang terencana dalam Perbaikan.

2.  Analisa Penyebab Masalah

Dengan memahami kondisi actual maka Anda dapat mencari data pendukung yang merupakan penyebab terjadi masalah tersebut dan harus segera diperbaiki agar tidak berdampak luas.  Untuk itu lakukan beberapa hal berikut:

  • Definisikan Alur Sebelum Perbaikan
  • Tentukan Penyebab Masalah
  • Tetapkan Akibat yang Terjadi
  • Perjelas Dampak jika tidak ada Perbaikan

3.  Tindakan Perbaikan

Setelah mendapatkan akar penyebab masalah, selanjutnya Anda perlu mempertimbangkan beberapa Alternatif Solusi yang dapat dilakukan.  Tidak semua Solusi akan memberikan Hasil Maksimal, sehingga beberapa Alternatif Solusi lebih membuka kemungkinan Keberhasilan Perbaikan.  Pelaksanaan Solusi Perbaikan dapat dilakukan melalui beberapa anggota Tim lainnya secara parallel.

4.  Evaluasi Hasil Perbaikan

Setelah Tindakan Perbaikan, Anda mulai dapat melakukan Evaluasi tentang Efektivitas Tindakan Perbaikan.  Manakah dari beberapa Tindakan Perbaikan tersebut memberikan Dampak Positif lebih tinggi dibandingkan lainnya.  Evaluasi Hasil Perbaikan dikategorikan dalam :

  • Hasil Kuantitaif (Terukur dalam Satuan Kerja)
  • Hasil Kualitatif (Dirasakan Pihak Terkait baik Internal atau Eksternal)

Secara umum hasil perbaikan dijabarkan dalam kategori QCDSMP atau kepanjangan dari :

  • Quality (Kualitas)
  • Cost (Biaya)
  • Delivery (Waktu)
  • Safety (Keamanan)
  • Morale (Moral)
  • Productivity (Produktivitas)

5.  Standarisasi Hasil Perbaikan

Setelah Anda mendapatkan Evaluasi Hasil Perbaikan, selanjutnya menetapkan manakah Tindakan Perbaikan yang dapat menjadi Standar Perbaikan Berkelanjutan.  Standarisasi ini akan dipergunkan oleh pihak terkait untuk Jangka Waktu berikutnya sebelum terjadi Perbaikan lainnya.  Standarisasi Perbaikan dapat berupa:

  • Memo Internal Organisasi (MI)
  • System Operating Procedure (SOP)
  • Memo Departemen
  • Petunjuk Pelaksanaan
  • Petunjuk Teknis

Perbaikan melalui Sistem Saran dilakukan dengan 7QC Tools, diantaranya seperti Check Sheet, Startifikasi, Diagram Pareto, Diagram Ishikawa, Diagram Scatter, Grafik dan Diagram Batang.  Alat-alat Perbaikan ini diakomodasi dengan cara Brainstorming bagi setiap anggota tim perbaikan pada setiap Langkah Kerja.  Tujuan Brainstorming adalah mendapatkan Hasil Maksimal bagi semua anggota Tim.

Perbaikan melalui Sistem Saran merupakan bentuk implementasi PDCA dalam kehidupan Organisasi menjalankan Total Quality Management yang baik.  Perbaikan melalui Sistem Saran adalah contoh penerapan Perbaikan Berkelanjutan (Continuous Improvement).

ikhtisar.com

Leave a Reply