Pentingnya Menuliskan Prosedur, tanpa Kesalahan dan Kekurangan

menulis prosedur yang baik dan benarDalam sebuah bisnis prosedur atau lebih dikenal dengan sebutan SOP (System Operating Procedure) sudah menjadi common, dan tidak dapat dihilangkan.  Tanpa adanya prosedur yang baik dan benar, jelas dan tegas, maka sebuah proses bisnis dapat berjalan tanpa arah tujuan.  Prosedur atau SOP yang baik akan mengarahkan cara kerja dan aturan kerja yang jelas terhadap masing-masing fungsi bisnis.

Pentingnya Anda mempunyai SOP yang baik dan jelas akan memudahkan proses kontrol dan pengawasan berkelanjutan.  Langkah-langkah proses bisnis dalam meraih goals lebih teratur dan jelas.  Meski demikian, Anda tetap perlu menuliskan prosedur secara sederhana, mudah dipelajari dan dipahami.   Apakah tim Anda bersedia membaca dan mengerjakan SOP yang sangat kompleks? Tentunya tidak akan.  Buatlah SOP sedemikian rupa menjadi sebuah panduan dan tuntunan yang menyenangkan bagi setiap fungsi.  SOP tidak dibuat terlalu kaku dan ketat sehingga membatasi ruang gerak, maupun dibuat terlalu kabur dan kurang rinci sehingga membingungkan.

SOP jika dibuat dengan tepat akan sangat membantu bagi organisasi, dituliskan dengan jelas dan benar yang berdampak pada fungsi kerja individu menjadi lebih baik.  Jika orang-orang Anda paham apa yang harus dilakukan, kapan melakukan dan bagaimana melakukannya, akan sangat menurunkan dampak frustasi kerja, kesalahan dan memperbaiki efektivitas dan efisiensi waktu dan tenaga.

Apakah Prosedur itu?

Prosedur adalah perangkat kerja bagi perusahaan.  Jika Policy (Kebijakan) adalah panduan bagaimana orang membuat keputusan, sementara Prosedur adalah cara bagaimana menyelesaikan tugas atau proses.  Prosedur adalah langkah-langkah dengan orientasi tindakan yang dituliskan dengan padat, tept, faktual dan to the point.  Prosedur dapat terlihat “hitam” dan “putih”, dengan langkah dan tahapan pasti, “A” –> “B” –> “C”.  namun adakalanya Anda perlu membuat kelonggaran dalam sebuah prosedur untuk memberi ruang gerak pada personal adjustment (penyesuaian).

Kapan Prosedur diperlukan?

Tidak semuanya membutuhkan prosedur, Anda tidak perlu membuat prosedur untuk tugas-tugas dasar.   Aturan pertama penulisan prosedur adalah untuk memastikan adanya alasan untuk membuat prosedur, seperti :

  • Orang-orang akan mudah lupa untuk melakukan tindakan tertentu
  • Orang-orang dapat terus menerus mendapatkan hal-hal yang salah
  • Rangkaian tugas yang begitu panjang dan rumit dan orang perlu checklist untuk mendapatkan hal yang benar.

Anda perlu membuat prosedur jika sebuah proses :

  • Panjang (proses inventarisasi ATK sepanjang tahun)
  • Kompleks (administrasi kompensasi dan benefit karyawan)
  • Rutin (tata cara pembayaran gaji karyawan)
  • Konsistensi (pembayaran tagihan dealer atau insentif rekanan)
  • Perubahan Signifikan (instalasi gedung atau bangunan baru)
  • Dokumentasi (administrasi data personel)

Menuliskan SOP yang baik dan benar berikut ini caranya :

1.  Kumpulkan Informasi Lengkap mengenai Proses yang akan dibuatkan prosedur

Kumpulkan seluruh informasi dari proses yang akan dibuatkan prosedurnya.  Bicaralah dengan orang-orang ahli yang terkait dengan informasi Anda, seperti staff senior, stakeholder, staf teknis dan orang-orang yang akan menggunakan prosesur tersebut.

Catat seluruh informasi yang didapat, dan pahami sejelas mungkin dan sedetil mungkin.  Dari kumpulan informasi tersebut Anda akan menentukan mana informasi yang benar-benar diperlukan dan dibutuhkan dalam sebuah proses.

2.  Tuliskan draft prosedur Anda sesuai informasi terkumpul

Jangan takut membuat draft karena masalah tata letak, struktur penulisan, format tulisan dan kata-kata yang digunakan.  Yang terpenting Anda tuangkan seluruh informasi yang diperlukan, dan perbaiki bentuk dan formatnya kemudian.

3.  Buatlah desain prosedur yang baik

Kata-kata tidaklah cukup dalam menjelaskan prosedur yang baik dan benar.  Beberapa elemen pendukung perlu ditambahkan dalam prosedur Anda, seperti gambar, flowchart, script, tanya jawab, matriks dan lainnya.

Prosedur (SOP) yang dibuat dan dituliskan dengan baik dan benar akan meningkatkan kualitas kerja individu dan tim.  Mereka mempunyai standar kerja yang baik, aturan kerja yang jelas serta panduan yang tegas.  SOP akan mengurangi kesalahan dan kekurangan, membantu performa individu lebih cepat dan efektif.  SOP dibuat jika memang diperlukan, dan dibuat dengan sederhana untuk dimengerti dan dipahami.

Leave a Reply