Pentingnya Penerapan KPI bagi Organisasi Bisnis Anda

Anda sering mendengar kata-kata KPI, atau kepanjangan dari Key Performance Indicators, Indikator Kinerja Utama yang menjadi standar ukuran sebuah organisasi atau perusahaan dalam melihat pencapaian hasil dan tujuan.  Ketika pertama kali sebuah perusahaan menetapkan Visi dan Misi serta menjabarkan Target dan Tujuan, diperlukanlah alat ukur yang mencerminkan progres pencapaian kinerja, itulah yang disebut Key Performance Indicators.

Apakah KPI itu..?

KPI merupakan suatu pengukuran yang bersifat kuantitatif, yang disetujui sebelumnya oleh manajemen dan mencerminkan faktor-faktor penentu keberhasilan sebuah organisasi atau perusahaan.  KPI bergantung pada jenis dan bentuk organisasi dan melekat kepada masing-masing individu.  Sedemikian setiap karyawan akan memiliki tanggung jawab kerja yang terukur melalui KPI.

  • Beberapa perusahaan memiliki KPI yang mengacu pada prosentase pendapatan dari para pelanggan mereka
  • Sebuah lembaga pendidikan dapat menggunakan KPI jumlah kelulusan anak didiknya sebagai acuan utama
  • Perusahaan jasa pelayanan pelanggan dapat menjadikan acuan panggilan terjawab dalam menit pertama telepon sebagai KPI
  • Organisasi sosial masyarakat dapat menetapkan KPI nya berupa jumlah pelayanan selama setahun.

Apapun pilihan KPI yang ditetapkan, haruslah mencerminkan tujuan organisasi, kunci keberhasilan dan harus terukur (quantifiable/measurable).  KPI jarang berubah dalam waktu tertentu karena bersifat jangka panjang dan sejalan terhadap Tujuan Perusahaan, namun tentunya seiring kompetisi pasar yang agresif parameter KPI dapat mengikuti trend yang ada.

KPI mencerminkan Tujuan Organisasi Perusahaan

Organisasi yang memiliki tujuan menjadi Perusahaan paling menguntungkan dalam bidangnya akan mengedepankan KPI Profit dan Kebijakan Fiskal sebagai prioritasnya.  Komponen terkait yang akan mengisi paramater-parameter KPI seperti, Laba sebelum Pajak, Ekuitas, Resiko, Aset dan lainnnya.  Tentunya komposisi dan distribusi keuntungan pada masing-masing departemen tidak menjadi paramater KPI.  Sedangkan bagi sebuah sekolah tingkat lanjut, KPI profit tidaklah relevan dengan bisnisnya dibandingkan Jumlah Kelulusan dan Kesuksesan dalam Mencari Kerja.  Meskipun memiliki KPI yang berbeda namun tentu hal tersebut tetap mencerminkan Tujuan dan Misi Sekolah.

KPI harus dapat diukur

Ketika KPI menjadi penilaian apapun, maka harus ada cara bagaimana mendefiniskannya secara akurat dan terukur dalam satuan tertentu.  “Menghasilkan Pelanggan Berulang (Repeat Customers)” tidak berguna jika tiada alat ukur terhadap Pelanggan Baru atau Pelanggan Berulang.  “Menjadi Perusahaan Paling Populer”, bukan bentuk KPI yang eksak karena tiada pembanding dan alat ukur yang jelas.  Penting pula mendefinisikan dan menentukan parameter KPI dan dipergunakan pada tahun-tahun berikut setelahnya.  KPI Penjualan juga perlu ditentukan dalam Unit maupun Nilai Penjualan, sedangkan KPI Pelayanan dapat ditentukan dalam Menit atau Jam, demikian seterusnya.  Inti dari Key Performance Indicators adalah dapat diukur sehingga proses kontrol dan monitoring dapat berlangsung akurat.

Selain itu Anda perlu menetapkan Target dari masing-masing KPI sehingga jelas Tujuan dan Cara Mencapainya, seperti KPI “Tingkat Perputaran Karyawan (Turnover Rate)” dapat ditentukan sebesar 5% per tahun dari jumlah karyawan pada awal tahun sesuai data HRIS (Human Resource Information System).  Dengan angka yang jelas setiap orang akan paham dan mengerti akan tindakan yang perlu diambil.

Beberapa Contoh KPI dalam sebuah Bank

Anda akan melihat sebuah Bank memiliki beberapa KPI bagi karyawannya, yang dapat tuangkan sebagai berikut:

  • Customer Service, Waktu Tunggu Nasabah sebelum dipanggil
  • Kasir, Waktu Pelayanan Nasabah saat dihadapan Kasir
  • Tenaga Pemasaran, Jumlah Pengajuan Aplikasi Kredit setiap bulan
  • Supervisor Administrasi, Jumlah Aktual Pemakaian Biaya Operasional
  • Kepala Cabang, Jumlah Pendapatan setiap bulan

Dengan adanya KPI – Key Performance Indicators, sebuah organisasi akan mampu menyeting target dan cara-cara mencapainya, baik setiap hari, minggu atau bulan.  Dengan adanya KPI setiap pemimpin departemen akan memiliki ide-ide kreatif dan inovasi tiada henti dalam mewujudkan hasil yang ditargetkan.

ikhtisar.com

Leave a Reply