Manfaat Meningkatkan Efisiensi disetiap Proses Perusahaan Anda

Pola dan Budaya Perbaikan bukan lagi bahasa asing atau makhluk asing pada zaman Kompetisi Ketat dan Persaingan Agresif saat ini.  Harus Cepat Kalau Ingin Selamat, adalah Jargon Mantan Presiden Indonesia BJ Habibie, yang mempertegas bahwa Globalisasi dan Modernisasi sangat terkait dengan Kecepatan dan Ketepatan Anda menjawab Keinginan dan Kebutuhan Pasar.  Selain dalam memenuhi Kebutuhan Pelanggan Anda dituntut pula dalam mengelola Organisasi secara Baik, yaitu Efektif dan Efisien.  Perbaikan maupun Perubahan yang bertujuan mencari Optimalisasi Sumber Daya merupakan bentuk Efisiensi.  Perusahaan yang efisien dan efektif dalam Kinerja Keuangan, Kinerja Manusia dan lainnya tentu akan dengan Cermat menghadapi Persaingan Bisnis Global.

Bagaimana Anda selaku Pimpinan Perusahaan membuat Pola-pola Efisiensi dapat berjalan dalam suatu Continuous Improvement Program.  Bagaimana Anda dapat menerapkan Pola Efektif dan Efisien secara Cepat namun Tepat dalam Organisasi?.  Istilah yang tengah santer saat ini adalah Pola Kerja Cepat Tepat Akurat.

Istilah Perbaikan Berkelanjutan atau dalam Istilahnya yang umum dikenal adalah KAIZEN, memiliki pengertian dasar yaitu “Sederhana” dan “Langsung diterapkan”.  Kaizen yang sudah menjadi Fundamental bagi Bisnis dan Industri Manufaktur di Jepang Khususnya, adalah Tindakan Perbaikan yang dilakukan Bertahap,Terus Menerus, Sederhana dan Langsung Terselesaikan dalam Waktu Singkat.  Semisal sebuah Pekerjaan Data Entry, dimana seorang Data Entry (DE) akan melakukan Input Data secara Terus Menerus setiap hari, dapat menjadi Program Percontohan Praktek Kaizen.  Seorang DE yang harus melakukan input data 10 Lembar Formulir dengan jumlah lebih dari 50 kolom, dapat memulai Kaizen dengan cara input data:

  • Yang Paling Mudah
  • Yang Tidak Akan Berubah
  • Yang Identik

Cara Kerja ini adalah cerminan sesuatu yang Sederhana, Langsung, Bertahap dan Terus Menerus. Inilah contoh penerapan sebuah Sistem Kaizen dalam bekerja.

Secara Umum, setiap Unit Organisasi dalam menerapkan Kaizen perlu memperhatikan beberapa Langkah berikut, yakni:

        I.            Pemilihan Tim

Anggota Tim merupakan bagian penting dalam keberhasilan Kaizen, dimana salah satu anggota haruslah orang yang sangat Paham dan Mengerti tentang Proses Kerja yang ada.  Anggota Tim lainnya dapat berfungsi sebagai Observer atau Surveyor pada saat pengambilan data (Sampling).

      II.            Pengarahan Singkat

Pembagian Tugas setiap anggota tim perlu dilakukan setidaknya dalam beberapa jam sehingga dapat tergambarkan secara keseluruhan Proses, Fungsi dan Peran masing-masing. Briefing membantu terlaksananya Kaizen dengan Cepat Tepat Akurat.

    III.            Observasi Lapangan

Pengamatan dan Pengambilan Data secara langsung di lapangan akan membuat Perbaikan ini berlangsung sesuai harapan.  Sehingga akan ditemui bagian mana yang menjadi Prioritas Perbaikan dan bagian mana yang dapat dikesampingkan kemudian.  Pengamatan Lapangan ini berjalan mulai dari Hulu sampai Hilir, sedemikian Seluruh Proses akan terekam baik.  Pengamatan Lapangan yang sering dilakukan diantaranya:

  • Waktu Proses sebenarnya di Lapangan
  • Pelaku Proses di Lapangan
  • Proses dan Prosedur yang terjadi di Lapangan
  • Dan lainnya

    IV.            Analisa Data dan Alternatif Solusi

Setelah Pengamatan Lapangan, maka Tim dapat mendeskripsikan Seluruh Data Terkait bagi Proses Perbaikan selanjutnya.  Alternatif Solusi yang akan diprioritaskan dapat tertuang menjadi Kerangka Kerja berikutnya.  Dimana salah satu tujuannya adalah Efisiensi Waktu, Penghematan Material, Mempercepat Cycle Time dan Memperlancar Flow Kerja.

      V.            Implementasi Solusi

Solusi adalah Langkah Perbaikan yang dapat terimplementasi cepat dalam kurun waktu 1 atau 2 minggu kemudian dan dapat terdokumentasikan secara baik pula.  Solusi Perbaikan harus dapat terukur agar Proses Perbaikan yang dilakukan dapat terevaluasi secara Tepat.  Proses Observasi lanjutan diperlukan dalam tahap implementasi ini.

    VI.            Standarisasi

Ketika Anda dapat melihat hasil perbaikan dari Solusi tersebut, maka dilanjutkan dengan melakukan Standarisasi, dimana ini akan menjadi Sebuah Prosedur Kerja Baru yang akan dilakukan semua jenjng organisasi terkait.  Dan ketika terdapat Solusi yang belum dapat diterapkan, maka hal itu dapat menjadi Rekomendasi Perbaikan Berikutnya.

Penerapan Efisiensi secara Cepat cukup sederhana, yakni dengan memahami proses kerja yang ada, dan melakukan pengamatan lapangan.  Dengan demikian Kondisi Aktual akan sangat mendukung Perubahan Perbaikan, secara Sederhana, Langsung dan Terus Menerus.  Anda tidak perlu mempersulit Kaizen dengan terlalu mengasumsikan Kompleksitas yang akan terjadi nanti.  Jangan pernah Menunggu Kondisi Sempurna untuk Perubahan.

Leave a Reply