Dampak Positif Aplikasi PDCA bagi Bisnis Berkelanjutan Anda

pentingnya pdca dalam bisnisPDCA, singkatan bahasa Inggris dari “Plan, Do, Check, Act(Indonesia: Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif (berulang) yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.  Review PDCA dilaksanakan sebulan satu kali dengan peserta dari berbagai level, seperti Staff, Section Head Up atau Level Manajer.

Pengertian

Plan (Rencanakan).
Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.

Do (Kerjakan).
Implementasi proses dan tindakan yang telah Anda rencanakan.

Check (Cek).
Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.

Act (Tindak lanjuti).
Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.

Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya

Hal-hal yang perlu dipersiapkan dan dilaksanakan

Pra Meeting

  1. Semua peserta mengumpulkan Slide Presentasi pada EO Meeting.
  2. Tidak ada NB Peserta Meeting kecuali NB Tamu Undangan dan NB yang dipersiapkan EO untuk Presentasi para Peserta.
  3. Semua alat komunikasi (HP, BB, dll) diubah ke menu “SILENT”.
  4. Peserta Meeting tidak meninggalkan acara sebelum selesai.

Acara Meeting

Interaksi antar Peserta Meeting Review PDCA

  • Peserta Meeting adalah Section Head Up.
  • Apakah Peserta Aktif/Pasif…??
  • Apakah Peserta menjalankan Forum Diskusi..??
  • Apakah Peserta memberikan Feed Back tanpa melihat PortoFolio nya..??

Fokus Presentasi

  • Apakah Presenter sudah Fokus pada Permasalahan yang terjadi bulan lalu..??
  • Apakah Presenter hanya terpaku pada Rutinitas Kerja Harian..??
  • Adakah Improvement yang terjadi, baik Proses atau Hasil..??
  • Adakah Korelasi Materi Presentasi dengan Tim Lain..??
  • Sudahkah peserta Meeting mempersiapkan Materi Presentasi sebelumnya..??
  • Konsep tentang PICA, harus mencerminkan activity plan.  PICA bukanlah cerminan pekerjaan sehari-hari yang dituangkan dalam Slide Presentasi, melainkan Proses2 Improvement yang berkesinambungan, misalkan: Performa Jan 98% –> PICA Feb “how to achv 100%”, dan ketika  Achv Feb 101% –> PICA Mar “how to increase SLS”, dengan catatan Achv Mar >= Feb.  Demikian seterusnya, sehingga Improvement akan menjadi Habit.

After Meeting

Peran Serta Pimpinan Cabang (DBM/BM)

  • Jangan hanya bisa menjustifikasi pada saat FORUM, karena dapat membuat Demotivasi Peserta lainnya juga.  Jadikanlah sebagai Forum Diskusi.
  • Menjadi FASILITATOR Cabang untuk menjaga Suasana Kondusif.
  • Didalam Forum Review PDCA, sebijaknya jika:
  • Mengikuti dengan seksama Presentasi Peserta.
  • Melemparkan issue menarik agar Peserta antusias.
  • Memberikan Challenge bagi para peserta Meeting.
  • Memberikan wawasan baru bagi Peserta.
  • Diluar Forum Review PDCA, sebijaknya jika:
    • Membentuk Community dengan anggota Teamnya (Section Head).
    • Memutus status quo sehingga terjalin pola kekeluargaan yang erat antar karyawan, tidak ada jeda antara Staff, SH dan Manager.
    • Mencari dan Membentuk kader2 di Cabang yang berperan sebagai FASILITATOR untuk membantu menjaga Komunikasi dan Koordinasi Lintas Divisi.

Peran Serta Section Head

i.      Membangun Team nya dengan Metodologi Training kecil spt:

  1. Games
  2. Simulation
  3. Mini Case
  4. Role Play
  5. Test

ii.      Membina Cross Function antar Divisi, sehingga membentuk Culture yang baik dan berkesinambungan spt:

  1. Koordinasi Penyelesaian Aging OD
  2. Komunikasi Program Sales Plan
  3. Kolaborasi Pemenuhan Dokumen
  4. Dll

Tujuan yang diharapkan

  1. Antusiasme Karyawan dalam Bekerja.  Setiap Level Karyawan menjadikan Pekerjaan nya sebagai napas kehidupan, sehingga akan bersungguh-sungguh mencapai Hasil Maksimal, bukan karena tuntutan Perusahaan melainkan Tujuan Hidup.
  2. Semangat kerja dari pagi sampai sore terjaga.  Masih banyak karyawan yang hanya berpatokan 9 to 5 saja dalam bekerja.  Masih banyak karyawan yang merasa bekerja hanya P7 (Pergi Pagi Pulang Petang Penghasilan Pas Pasan).
  3. Visi hidup dengan Bekerja.  Tidak ada yang salah dengan pilihan hidup Bekerja sbg Karyawan, bukan masalah Salary, bukan masalah Company, bukan pula masalah Policy, namun masalah Visi dan Misi hidup berdasarkan Nurani.
  4. Terwujudnya Visi Misi Perusahaan secara menyeluruh di semua Level Karyawan (Staff, Section Head, Manager).

Leave a Reply