Inilah Pentingnya Improvement bagi setiap Karyawan Anda

Dalam mempertahankan kinerja sebuah Organisasi dan Perusahaan diperlukan adanya suatu Aktivitas Perbaikan dan Perubahan yang bersifat Berkesinambungan, atau kita kenal dengan istilah Continuous Improvement.  Anda semua pasti sering melihat dan mendengar berita bahwa banyak perusahaan yang mengalami jatuh bangun dan pada akhirnya tutup.  Hal ini tidak terlepas dari ketidaksanggupan mereka dalam bertahan baik secara internal dikarenakan Cost and Expenses atau kondisi eksternal Market Competition yang sangat agresif.  Makin berkembangnya Informasi Teknologi mendorong konsumen lebih banyak preferensi dan pilihan dalam menentukan produk barang dan jasa yang mereka perlukan.

Dengan alasan demikian akan makin mendorong banyak organisasi dalam meningkatkan daya saingnya berupa Peningkatan Sistem Manajemen Perbaikan.  Perbaikan yang dilakukan bermula dari Internal Improvement dan selanjutnya akan berimbas bagi Perbaikan Keluar, seperti kepada Pelanggan, Mitra Kerja, Rekanan, Pihak Ketiga dan lainnya.  Selain itu hal yang tidak kalah penting dalam menjadikan Continuous Improvement ini berjalan simultan adalah Meyakinkan Karyawan akan pentingnya Perubahan dan Perbaikan Berkesinambungan ini.  Mau tidak mau pelaku dari Perbaikan ini adalah Manusia yang akan ditunjang oleh Material dan Procedure yang ada.

Bagaimana Anda selaku Pimpinan Perusahaan baik sebagai Manajer atau General Manajer meyakinkan kepada banyak orang dalam Organisasi Anda tentang Budaya Perbaikan yang Benar dan Tepat Guna.  Ini menjadi pertanyaan yang akan selalu muncul setiap tahun, baik oleh Perusahaan yang telah mengadopsi Sistem Kendali Mutu atau Perusahaan yang tengah Tumbuh dan Berkembang.  Tak heran keberhasilan sebuah perusahaan menjalankan Total Quality Management selalu berasal dari Mindset atau Paaradigma Pimpinan Puncaknya.  Nah, Apakah hambatan yang mungkin Anda temui dalam menggagas dan menjalankan ini semua?.  Pertanyaan awal yang akan muncul adalah : ”Apakah Untungnya Bagi Saya?”. “Apakah ada Benefit dalam Kelangsungan Karir saya?”.  Inilah Pertanyaan Klise yang akan selalu Anda hadapi dalam wacana Perbaikan atau Improvement.

Menghadapi ini maka ada beberapa Tips yang mungkin bisa Anda lakukan, diantaranya:

  • Gunakan Bahasa Sederhana (Umum).  Istilah Continuous Improvement mungkin bukan hal baru dan asing bagi Anda sebagai Pimpinan, namun bisa jadi sebagai sebuah Makhluk Asing bagi banyak Karyawan dan Anggota Tim Anda.  Terlebih para New Comer dalam Organisasi, yang notabene mereka hanya akan bekerja secara produktif ketika mendapatkan Pendampingan dan Pengarahan terus menerus.  Banyak Perusahaan Indonesia mengadopsi istilah dalam sistem Kaizen atau Istilah Manufaktur Jepang lainnya, jika organisasi tersebut merupakan sebuah Industri Manufaktur dan Produksi.  Bagaimana jika Organisasi Anda adalah sebuah Event Organizer atau Industri Jasa Asuransi atau hanya sebuah Toko Retail.  Tentu perlu adanya Penyesuaian dalam Implementasi Konsep Perbaikan.  Maka pergunakan bahasa dan jargon yang ada disekitar Tim Anda, seperti Ishikawa Diagram menjadi Diagram Tulang Ikan, dan lainnya.
  • Kemukakan Data dan Fakta.  Pergunakan Data baik yang bersifat Historical atau Actual maupun Prediction dalam meyakinkan bahwa dengan adanya Improvement akan mempermudah mereka mencapai Target yang diminta Manajemen.  Argumentasi Anda dengan mengetengahkan data yang valid akan menjadi tidak terbantahkan pada saat Penjualan Ide Perbaikan tersebut.  Sehingga Anda perlu mengelola data secara lebih baik dan terdokumentasi lengkap.  Manajemen Data sangat diperlukan ketika Organisasi memulai Inisiatif Perbaikan.  Hal yang perlu diperhatikan dalam Manajemen Data diantaranya:
    • Sumber Data
    • Pelaku Pengumpulan Data
    • Teknik Pengumpulan Data
    • Pengolahan Data
    • Deskripsi Data
  • Menjawab Untungnya bagi Karywan.  Ini adalah senjata utama Anda dalam menjual ide perbaikan, karena terkait langsung kepada pelaku perbaikan.  Jelaskan manfaat Perbaikan ini akan mempermudah pekerjaan dan bukan menambah permasalahan.  Yakinkan bahwa yang Anda tawarkan adalah Program Efektivitas dan Efisiensi Kerja sehingga akan membuat Kredibilitas Anda terjaga baik dan Tim Anda akan menerima dengan sikap Optimis.  Contoh Perbaikan yang telah terjadi dalam sebuah Organisasi diantaranya adalah “ATM Bersama” bagi Bank-Bank yang dapat dipergunakan oleh seluruh Nasabah Langsung ataupun Nasabah Pesaing.  Pada awalnya program berbagai ATM ini dianggap akan melarikan Nasabah kepada Pesaing, namun dengan adanya penjelasan berapa banyak Penghematan dan Efisiensi yang terjadi, Program ATM bersama ini dapat diakomodir secara Global.  Justru sangat aneh jika saat ini masih ada Instansi Keuangan yang belum memiliki Jaringan ATM bersama bagi Nasabahnya.

Dengan Bahasa Sederhana dan Data yang ada, Anda dapat membuat Budaya Improvement dapat berjalan secara Simultan di setiap Organisasi dan Departemen dalam Perusahaan.  Program Perbaikan yang berjalan baik dan terimplementasi merata serta terbukti menyelesaikan banyak masalah, akan membangun Kepercayaan dan Kredibilitas Improvement Program yang ada sehingga akan diterima luas diseluruh Level Organisasi.

Gunakan Bahasa yang Tepat untuk membangun Sistem Budaya Improvement dalam Perusahaan, membuat Pemahaman akan Akar Permasalahan Utama yang tengah dihadapi, dan mencari beberapa alternatif Solusi Perbaikan sesuai Data dan Fakta yang Akurat dan Tepat.  Keberhasilan Komunikasi Bahasa Improvement akan menjual program tersebut secara Mudah dan Murah.

Leave a Reply