Merencanakan Program Perbaikan dengan Mudah

Sebagai Seorang Pimpinan Organisasi, besar atau kecil, skala Nasional atau Lokal, tentunya Anda perlu mengembangkan Budaya Perusahaan yang selalu berpedoman pada Perbaikan Berkelanjutan (Continuous Improvement).  Konsep dan Budaya Perbaikan dalam perusahaan jangan menjadi sebuah penghalang Performa Individu dan Kelompok, karena disinyalir banyak hasil penelitian, bahwa kegiatan perbaikan seolah menjadi kendala karena menjadi Tambahan Pekerjaan dan Tambahan Waktu Kerja.

Perencanaan Program atau Proyek Perbaikan selalu tidak mudah  sehubungan masih banyak level karyawan yang merasa Tugas Harian sudah menumpuk dan tiada habisnya.  Pada intinya kegiatan perbaikan harus berlandaskan pada beberapa kriteria berikut agar tidak menjadi beban tambahan bagi tiap individu dalam pekerjaannya, yaitu:

  • Masalah Kerja sebagai Tema Perbaikan.

Ketika Anda tengah melihat Anggota Tim atau seorang Indiviu dalam Pekerjaannya dan mengalami kesulitan dalam pencapaian performa, seolah Anda ingin melompat langsung pada mereka untuk menunjukkan Jalan Keluar atau Solusi.  Hal ini tidak mendidik dalam Jangka Panjang, karena mereka akan terbiasa dengan Sistem Tahu Beres.  Pola Pikir Kreatif akan terbelenggu tanpa disadari.  Untuk itulah setiap Individu harus menyadri bahwa dalam proses perbaikan berkelanjutan dapat dimulai dengan mengambil Masalah dari Kegiatan Kerja sehari-hari.  Tema Perbaikan didapatkan dari sekitar lingkungan kerja yang cukup berpengaruh kepada Performa Individu dan Kelompok.

  • Waktu Kerja sebagai Pelaksanaan Perbaikan.

Jika Tim Kerja Anda akan mengambil waktu diluar jam kerja dalam rangka perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement) tentu menjadi sebuah Fokus tersendiri, namun terkadang hal ini sulit terjadi secara konsisten karena setiap akhir jam kerja tentu mereka telah berharap dapat segera pulang untuk berkumpul dalam keluarga atau ada kegiatan pribadi.  Untuk itulah dapat disiasati dengan menggunakan waktu kerja sebagai waktu yang tepat dalam Pelaksanaan Perbaikan, sehingga lebih Efektif dan Efisien.  Proses pelaksanaan perbaikan yang berjalan dapat dikontrol dan dimonitor secara rutin dan bertanggungjawab.

  • Tim Kerja sebagai Pelaksana Lapangan.

Program Perbaikan tentu melibatkan banyak orang dalam implementasinya,  sedemikain Anda lebih efektif bekerja dengan Tim Sendiri dibandingkan dengan Tim dari Departemen lainnya.  Walau tidak menutup kemungkinan, terjadi proyek perbaikan Lintas Departemen atau Divisi, namun Koordinasi dan Komunikasi akan lebih intens pada saat Program Perbaikan dilakukan oleh Tim Kerja satu Departemen atau Divisi.  Proses Monitoring dan Evaluasi lebih teradministrasi baik jika setiap individu akan bertemu kapanpun diperlukan.  Bayangkan jika Anda membuat sebuah proyek perbaikan terdiri dari Tim Operation dan Marketing yang berbeda Gaya Kerja, Waktu Kerja dan Kondisi Kerja.  Tentu cukup merepotkan walau tidak mustahil dilakukan.

  • KPI sebagai Acuan Dasar Program Perbaikan.

Program Perbaikan tentu mengharapkan Hasil Kinerja Maksimal sesuai Target Manajemen pada awal tahun.  Untuk itulah Anda perlu mendisikusikan lebih lanjut bahwa Tema Perbaikan lebih mengacu pada Key Performance Indicator (KPI) agar Hasil Perbaikan dapat berdampak langsung pada Kinerja Tim.  Jika Anda bermanuver dengan mengambil Tema Perbaikan yang tidak terkait KPI, bukanlah suatu kesalahan, namun sedikit menambah Usaha dan Waktu Anda karena tidak dampak langsung pada Kinerja.

  • Perencanaan di Awal Tahun dan Mengacu pada Target Kinerja.

Program Perbaikan adalah kegiatan yang perlu dilakukan secara berkala dan menjadi Budaya Perusahaan sejak level Terbawah sampai Tertinggi.  Budaya ini perlu mendapatkan Dukungan Langsung dari Level Direksi agar berlangsung secara Holistik disetiap Lini Organisasi.  Untuk itu direncanakannya Program Perbaikan selalu pada awal tahun bersama dengan perencanaan Activity Plan masing-masing Departemen atau Divisi.  Perencanaan Perbaikan dibuat awal tahun dan dikaitkan dengan Target yang dicanangkan dalam setahun kedepan pada setiap Deaprtemen dan Divisi.

Ketika Anda telah mengetahui cara-cara melakukan sebuah Program dan Proyek Perbaikan yang efektif dan efisien tentu sangat berdampak pada Kinerja dan Performa masing-masing Individu dalam Tim.  Perbaikan Berkelanjutan tentu adalah sebuah Budaya yang perlu dikembangkan dan dilestarikan.

ikhtisar.com

Leave a Reply