Meningkatkan Efektivitas Kerja Tim Anda melalui Analisa Kerja Harian, DILO Analysis

meningkatkan efektivitas dengan analisa aktivitas harianPerforma Tim menjadi pertaruhan Anda dalam memimpin organisasi, proses pencapaian kinerja yang baik adalah tantangan dan hubungan personal merupakan kewajiban yang harus dipertanggungjawabkan. Menjadi pemimpin Tim, Anda tidak harus berhasil secara pribadi, namun harus sukses secara tim. Itulah inti dari Kepemimpinan, membawa orang-orang yang ikut dalam organisasi Anda sukses mencapai impian secara bersama.

Pengelolaan Tim tidak lepas dari pengelolaan orang-orang yang terlibat, mulai dari level terbawah atau operasional sampai dengan level tertinggi sebagai pengambil keputusan dan kebijakan. Dan saat Anda berada dalam posisi tertinggi bagi sebuah Tim Kerja, konsentrasi utama adalah bagaimana tim Anda dapat bekerja secara efektif dan efisien. Anda perlu tahu secara detil dan aktual apa yang dikerjakan dan siapa yang mengerjakan, meskipun Anda tidak harus tahu bagaimana cara mengerjakannya.

Anda perlu fokus perhatian pada aktivitas setiap orang dalam organisasi, dalam periode tertentu, harian atau mingguan, sehingga dapat belajar bagaimana membuat waktu teralokasi baik dalam organisasi.  Jika Anda cukup cermat dan memperhatikan aktivitas orang-orang selama periode tertentu, Anda dapat belajar banyak bagaimana waktu yang dihabiskan dalam organisasi Anda

Jika Anda cukup cermat dan memperhatikan aktivitas orang-orang selama periode tertentu, Anda dapat belajar banyak bagaimana waktu yang dihabiskan dalam organisasi Anda. Dengan demikian Anda akan mampu mengelola tim, meningkatkan efektivitas dan memperbaiki produktivitas. Beberapa kondisi yang perlu ditanyakan dalam pengelolaan tim adalah sebagai berikut :

Apakah sebagian besar waktu dalam sehari dihabiskan dengan tujuan yang jelas?. Melihat secara detil tugas dan tanggung jawab kerja tim Anda akan memberikan gambaran sejauh mana waktu mereka habis dalam sehari, adakah tujuan harian dalam agenda kerja mereka, ataukah mereka hanya menghabiskan waktu untuk tugas-tugas tanpa tujuan.

Apakah energi difokuskan pada tugas-tugas berorientasi pada tujuan tertentu atau tugas paling menyenangkan atau tugas paling mudah?. Selain alokasi waktu yang tepat, Anda perlu perhatikan pula sejauh mana energi mereka dihabiskan dalam sehari, apakah hanya untuk menulis email dan menjawab telepon, ataukah mereka sudah mempunyai orientasi jelas agar energinya tersalurkan tepat sasaran.

Apakah orang yang bekerja berada pada tingkat yang tepat?. Anak buah Anda berasal dari beberbagai macam latar belakang pendidikan dan pengalaman, sehingga kemampuan menempatkan mereka pada job desk yang tepat akan memperbaiki efektivitas dan produktivitas. Tidak mungkin rasanya Anda memberikan pekerjaan customer service kepada seorang marketing officer, atau jabatan admin diserahkan kepada teller, dan lain sebagainya.

Apakah pekerjaan sudah didelegasikan secara efektif?. Ketika Anda meninggalkan pekerjaan atau ada anggota tim yang tidak masuk, maka perlu adanya delegasi tugas dan wewenang. Pendelegasian harus dilakukan kepada mereka yang mempunyai kemampuan setara dan sebanding dengan individu sebelumnya, sehingga efektivitas kerja tidak terganggu.

Apakah beban kerja dan harapan sejalan satu sama lain?. Mungkin anak buah Anda bekerja karena faktor ekonomi, atau memang sudah menjadi hobinya, akan tetapi meski menjadi sebuah kebutuhan pokok bagi mereka dalam bekerja, bukan berarti Anda akan menimpakan hampir seluruh pekerjaan pada salah satu diantara mereka. Pastikan beban kerja dan ekspektasi mereka sejalan dan seimbang, agar hubungan kerja, produktivitas tetap terjaga sesuai visi misi organisasi.

Apakah sebagian besar kegiatan yang direncanakan atau terjadi dengan spontan?. Meningkatkan efektivitas kerja harus dimulai dengan perencanaan, meski pada saat pelaksanaan akan terjadi banyak spontanitas dan perubahan rencana. Dan untuk meningkatkan efektivitas, maka sebelum bekerja masing-masing tim perlu membuat rencana kerja yang jelas, tujuan dan target yang hendak dicapai, meskipun setiap hari mereka akan melakukan pekerjaan yang sama.

Analisis DILO sebagai alat bantu meningkatkan efektivitas kerja

Meningkatkan efektivitas kerja berdasarkan analisa kerja harian dapat Anda lakukan dengan Analisis DILO (Day In the Life Of). Analisis DILO adalah teknik yang berguna untuk melakukan penilaian efektivitas kerja harian. Selain penilaian secara rinci tentang efektivitas kerja, Analisis DILO juga memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran orang dalam sebuah organisasi. Hal ini akan dapat membantu anggota tim bekerja bersama lebih efektif. Sebagai contoh, jika Anda menemukan bahwa seorang Customer Service menghabiskan lebih dari seperempat hari menanggapi pertanyaan pelanggan, maka Anda mungkin berpikir dua kali mengganggu dia kecuali untuk sesuatu yang benar-benar mendesak. Atau jika Anda merasa sangat kewalahan dengan beban kerja pribadi, maka berbagi informasi DILO dapat membantu Anda memutuskan apakah ada orang yang bisa didelegasikan atau dimintakan bantuan.

Analisis DILO juga dapat digunakan untuk:

  • Mengidentifikasi hal apa saja yang tidak terlaksana.
  • Memahami apa yang berpengaruh pada efektivitas.
  • Mengidentifikasi masa depan bagi organisasi.
  • Membantu perencanaan tenaga kerja dan desain pekerjaan.
  • Membantu mengembangkan deskripsi pekerjaan.
  • Mengidentifikasi peluang pengayaan pekerjaan.
  • Menentukan cara terbaik untuk berbagi sumber daya.

Kekuatan sebenarnya dari Analisis DILO adalah membuka dialog tentang apa yang harus dilakukan dan oleh siapa. Beberapa hasil akan sangat mengejutkan: Apa yang kita pikirkan bagaimana orang menghabiskan waktu mereka, dan apa yang mereka benar-benar lakukan, adalah dua hal yang sangat berbeda.

Leave a Reply