Mengadakan Rapat Kantor Produktif

Meeting lagi..!! Mungkin ini reaksi langsung Anda ketika seseorang menyarankan mengadakan pertemuan atau rapat. Sementara banyak yang tidak menyukainya, namun rapat atau meeting adalah fakta kehidupan kerja. Meeting adalah kumpul-kumpul dalam Memecahkan Masalah, Mengembangkan Ide-ide, Perencanaan, atau Memberikan Laporan Kinerja. Namun jika ditangani tidak efektif, rapat dapat menyebabkan kerugian Waktu dan Materi.

Jika Anda seorang Supervisor, Pemimpin Kelompok atau Manajer Proyek, Anda mungkin harus rapat setiap kali untuk menyelaraskan tujuan tim. Jadi peserta tidak perlu berpura-pura pergi ke toilet atau menjawab panggilan telepon mendesak untuk menghindari pertemuan, dan keluar ruangan rapat.  Bagaimana cara membuat Rapat Anda Produktif dan Bertujuan, berikut caranya:

1. Tinjau Pentingnya Rapat. Jangan berpegang pada rutinitas, seperti mengadakan pertemuan secara teratur untuk Senin pagi, jika organisasi Anda sudah terlalu besar dan hal tersebut sudah menjadi kebiasaan. Tanyakan pada diri Anda jika rapat tersebut masih memiliki suatu tujuan atau jika masih dapat diadakan setiap bulan sebagai gantinya. Dan jika rapat yang akan datang telah kehilangan urgensinya, lebih baik batalkan sehingga orang akan senang untuk menerima kabar itu.  Kalau Urgensi Rapat hanya untuk Berdiskusi dan Bertukar-Pikiran sebaiknya dilakukan dengan jumlah terbatas atau melalui media teknologi.

2. Sesuai Jalur. Cukup mudah bagi kelompok orang untuk diarahkan, dan cara menjaga anggota rapat terfokus:

o Atur Agenda dan Tujuan Rapat sejak beberapa hari sebelumnya atau bahkan seminggu di muka, dan termasuk kerangka waktu per topik rapat. Batas Waktu akan menciptakan rasa urgensi antara peserta, membuat mereka fokus ke bisnis sekaligus.
o Mendistribusikan Notulen Meeting dari pertemuan terakhir. Dengan cara ini, keputusan yang dibuat selama pertemuan sebelumnya tidak perlu ditinjau kembali untuk memperbarui informasi bagi mereka yang tidak hadir.
o Kecuali itu keadaan darurat, tidak diizinkan interupsi selama pertemuan. Ingatlah bahwa setiap orang memiliki komitmen dan setiap gangguan hanya akan memperpanjang pembicaraan sia-sia.
o Mulai dan Berakhir Tepat Waktu. Jadilah tegas dan tidak merekap bagi yang terlambat kecuali benar-benar penting. Tulisakan isu dan wacana yang relevan pada papan tulis untuk diskusi kemudian hari sehingga tidak terjadi penyimpangan  bisnis. Carilah Pencatat Waktu (TimeKeeper) yang akan mengingatkan jadwal sehingga Anda dapat menyesuaikan agenda.

3. Jadwalkan dengan Baik. Waktu terbaik untuk mengadakan rapat adalah pukul 11 pagi atau pukul 4 sore.  Setelah makan siang adalah yang terburuk, karena orang mengalami penurunan energi tepat setelah makan.  Konsentrasi setelah istirahat makan siang hanya membuat Rapat Anda menjadi sia-sia.

4. Rencanakan Tata Ruang. Atur ruangan sehingga anggota saling berhadapan dalam lingkaran atau setengah lingkaran. Untuk kelompok besar, cobalah baris U-Shape. Pilih tempat yang sesuai dengan ukuran kelompok Anda. Ruangan yang Kecil akan menyesakkan banyak orang. Sebuah ruang yang lebih besar lebih baik dan mendorong ekspresi individu.

5. Batasi Peserta. Rapat menjadi kurang efektif dengan semakin besar jumlah peserta. Tentukan siapa yang harus hadir di seluruh sesi dan yang bisa datang di saat topik tertentu, datang dan dapat meninggalkan sesudahnya.

6. Buat Aturan Rapat. Buatlah aturan umum seperti “Jangan Menyela,” “Fokus pada pokok masalah,” “Tunjukkan Respek,” dan “Langsung pada Tujuan.” Jelaskan bahwa ini tidak dimaksudkan menekan komunikasi tetapi untuk memungkinkan semua orang untuk memiliki jangka waktu yang dialokasikan.

7. Rapat Berdiri. Jika Anda mengalami pertemuan singkat hanya 10 menit atau lebih, tahan semua orang dengan berdiri.  Ini akan lebih efektif dan efisien sehingga peserta lebih fokus pada pertemuan tersebut.

8. Istirahat atau Rehat. Jika itu adalah pertemuan yang panjang, berilah kesempatan rehat walau hanya lima menit. Rehat akan menghalangi orang dari rasa gelisah dan lalai. Sediakan Makan Siang atau Makanan Ringan yang berdampak mengubah suasana lebih nyaman dan riang dan tentu akan mengubah kecepatan proses.

9. Mempertahankan Kontrol. Jika terjadi perdebatan, berdirilah dan Rangkum dari kedua belah pihak sehingga mereka akan merasa didengarkan dan dipahami. Memintalah Solusi Kompromi, atau sampaikan bahwa peserta dapat menyelesaikan masalah secara offline kemudian dan berbagi hasil melalui e-mail atau pada pertemuan berikutnya.

10. Rekap dan Kesimpulan. Sebelum menutup pertemuan, secara singkat lakukan peninjauan keputusan besar yang dicapai dan langkah-langkah selanjutnya yang direncanakan. Jadwalkan Tanggal dan Waktu Pertemuan berikutnya, jika diperlukan, karena mungkin Anda kesulitan membuat panggilan telepon dan mengirim surat pengumuman di kemudian hari.

ikhtisar.com

Leave a Reply