Manfaat Laporan PDCA dalam Proses Monitoring dan Kontrol Organisasi Anda

meeting pdcaSering mengikuti Meeting Bulanan dalam Tema PDCA Review, semakin memperjelas kami selaku Profesional, bahwa masih banyak Potensi dan Kesempatan Belajar bagi setiap orang di setiap waktu, setiap saat.  Kenapa?, karena masih sering terjadi Kesalahan Berulang atau Tindakan Berulang yang sebenarnya tidak memberikan hasil maksimal.  Anda tentu pernah mendengar jargon-jargon Motivasi seperti, “Kegagalan adalah Kesuksesan yang Tertunda” atau “Kesuksesan adalah Satu Langkah setelah Anda Bangun dari Jatuh”.  Namun tentu pula Anda pernah mendengar bahwa “Orang Gagal adalah Orang yang melakukan Hal yang sama Namun Berharap Hasil yang Berbeda”.  Inilah yang akan Anda pahami dalam Pelaksanaan PDCA yang Tepat, karena sebagai Pimpinan Organisasi tentunya Anda sering menemui orang yang memberikan atau menyampaikan Laporan Presentasi PDCA yang Identik (baca: SAMA) dengan Periode Sebelumnya namun belum memberikan Kinerja yang lebih baik.

Pada dasarnya Pelatihan Performance Management selalu berdasarkan KPI (Key Performance Indicator) dan selalu menterjemahkan setiap KPI tersebut dalam bentuk Improvement Action Plan.  Maka bagaimana Anda selaku pimpinan organisasi dalam memberikan pengarahan bagi para karyawan untuk membuat dan mempresentasikan Laporan Bulanan hasil PDCA mereka dengan Tepat dan Cermat.  Bagaimana Anda selaku Coach yang harus Melatih dan Counselor yang wajib Membimbing dapat menindaklanjuti implementasi Improvement Action Plan mereka secara Definitif dan Informatif. Bagaimana Anda dapat meyakinkan Tim agar menjadikan PDCA sebagai Siklus Perbaikan terus menerus yang tidak hanya Perlu dilakukan namun Butuh dilakukan.

PDCA (“Plan-Do-Check-Act”) adalah 4 langkah berkelanjutan (Iteratif) yang paling sederhana dalam proses penyelesaian masalah yang paling sering digunakan dalam perbaikan proses bisnis.  Bisnis Jasa atau Produksi tetap memerlukan Proses-proses Perbaikan Berkelanjutan.  Siklus PDCA disebut juga the Deming Cycle, Shewhart Cycle, Deming Wheel, atau Plan-Do-Study-Act. Pada akhirnya yang sangat perlu dipahami bahwa PDCA adalah Perilaku Kerja yang Efektif dan Efisien.

Pertanyaan yang sering timbul adalah, bagaimana ciri-ciri dokumen PDCA Monthly Report atas Improvement Action Plan yang baik dan berkualitas?  Berikut ini beberapa panduan yang mungkin juga bermanfaat bila Anda memiliki concern yang sama.

Laporan PDCA Bulanan atas Improvement Action Plan yang berkualitas setidaknya akan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

  1. Apakah Aktifitas yang dibahas merupakan Aktifitas dan Masalah Utama dalam suatu Jabatan atau Unit Kerja.
  2. Apakah Penetapan Target dilakukan dengan baik dan sesuai Metode SMART serta Stretching Target.
  3. Apakah Analisis Masalah didasarkan atas alat bantu Analisis seperti 5Why, Fishbone, 5W1H dan lainnya.
  4. Apakah Pengumpulan Data Pendukung berhasil menyajikan harapan Manajemen Berdasar Fakta dan Data.
  5. Apakah Laporan menunjukkan Visualisasi data KPI dengan Menarik dan sesuai Kebutuhan.
  6. Apakah Inisiatif Solusi atau Improvement berhasil dijalankan.
  7. Apakah ada Standarisasi setelah Perbaikan agar hasil Perbaikan berlaku Konsisten.
  8. Apakah Presentasi Karyawan Anda dalam melaporkan hasil PDCA nya Dinamis serta setiap pertanyaan dapat dijawab dengan baik.

Dalam menyampaikan PDCA Monthly Report, Anda perlu menganjurkan adanya dukungan tabel data setiap KPI. Pertanyaannya, bagaimana data tabel KPI yang baik dan berkualitas?  Berikut ini adalah beberapa panduannya:

  1. Memiliki Nama Tabel Data yang jelas, juga tahun dan bulan.
  2. Memiliki Informasi Detail, Sub Total dan Grand Total.
  3. Memiliki Informasi Perbandingan Pencapaian Aktual dan Target setiap bulannya.
  4. Tabel Data Mudah dibaca dan dipahami.

Bahwa PDCA yang berkualitas adalah didukung oleh visual control yang baik. Pertanyaannya, bagaimana Grafik Visualisasi pencapaian KPI yang baik dan berkualitas?  Berikut ini adalah beberapa panduannya:

  1. Memiliki nama grafik yang jelas, juga tahun dan bulan.
  2. Memiliki informasi sumbu X dan Y yang jelas.
  3. Memilih tipe grafik yang paling sesuai (bar, column, line, column-line, pie, dll).
  4. Menampilkan beberapa (dua sampai tiga) grafik untuk satu KPI mulai dari grafik pencapaian umum sampai detail.
  5. Menampilkan grafik yang menjelaskan penyebab-penyebab masalah tidak tercapainya KPI.

Memiliki rencana namun tak pernah mengeceknya akan membuat rencana hanya menjadi mimpi (merely a dream).   Memiliki rencana dan terus-menerus mengeceknya menjadikan rencana merupakan kerangka kerja aksi mentransformasikan pencapaian mimpi  (transforming a dream become a reality).

One thought on “Manfaat Laporan PDCA dalam Proses Monitoring dan Kontrol Organisasi Anda

  1. zaitunhakimiah January 21, 2014 at 8:02 AM

    terima kasih ilmunya.
    ada contoh laporannya nggak?

Leave a Reply