Cara Membuat Laporan PDCA yang Sederhana namun Efektif

pdca reportMeeting PDCA atau pertemuan rutin yang membahas mengenai performa kinerja bulanan atau tahunan pasti sering Anda lakukan.  Review and Evalution adalah bagian terintegrasi dalam Manajemen Strategi perusahaan dan organisasi Anda.  Setiap Perencanaan (Planning) yang matang, kemudian dilanjutkan dengan Pelaksanaan (Implementation) yang tepat akan selalu diikuti dengan Pengawasan (Control and Monitoring).  Proses ini sering Anda kenal dengan istilah pola PDCA, rencanakan, lakukan, cek dan ulangi.  Berikut cara sederhana Anda dalam membuat sebuah laporan PDCA yang baik dan benar.  Kasus diambil pada departemen pemasaran dan penjualan. 

1.  Membuat Skala Prioritas, jenis produk dan konsumen yang ditargetkan.

Buatlah daftar Produk dan Segmen Konsumen yang menjadi target Anda dan Tim dalam program kerja ini.  Jenis produk dapat dikategorikan berdasarkan Nilai Jual, Bahan Baku, atau lainnya.  Anda tetapkan produk-produk inti yang menjadi prioritas pertama untuk dijual.

Buatlah daftar segmen konsumen yang akan Anda jadikan pembeli atau pelanggan.  Segmen konsumen ini dapat dibedakan berdasarkan Jeni Pekerjaan, atau Wilayah Kerja. 

2.  Menentukan Waktu Pelaksanaan.

Tentukan kapan waktu pelaksanaan untuk masing-masing prioritas tersebut, Jenis Produk dan Segmen Konsumen.  Buat dalam sebuah Spreadsheet sederhana daftar produk dan timeline pelaksanaannya.  Dibuat berjajar vertikal ke bawah untuk jenis produk, dan horisontal ke kanan untuk jumlah penjualan setiap waktu (harian, mingguan atau bulanan) 

3.  Menetapkan Tim yang Terlibat.

Kolom disamping jenis produk dan konsumen, Anda dapat sebutkan PIC yang bertanggung jawab untuk program tersebut, sehingga proses monitoring dan kontrol dapat terjaga baik.  Anda sebagai pimpinan departemen dapat meminta pertanggungjawaban kerja kepada masing-masing individu. 

4.  Pelaksanaan Program Kerja.

Setelah ditentukan jenis produk ,konsumen, pic yang terlibat, selanjutnya dikolom sampingnya dapat Anda tambahkan, waktu pelaksanaannya.  Harian atau mingguan atau rekap hasil setiap bulan akan menjadi acuan dalam pola review dan evaluasi PDCA departemen Anda. 

5.  Evaluasi Mingguan dan Bulanan, setiap produk dan konsumen.

Pelaksanaan review dan evaluasi dilakukan setiap hari dalam bentuk briefing pagi selama 10 menit atau 15 menit secara keseluruhan.

Pelaksanaan review mingguan dapat Anda lakukan setiap senin pagi, dan mengulas persoalan dan permasalahan yang terjadi selama kurun waktu tersebut.

Pelaksanaan review bulanan bertujuan untuk menetapkan rencana berikutnya sehingga performa bulan selanjutnya akan lebih baik dari bulan berjalan. 

6.  Standarisasi Kerja.

Pada akhir tahun atau akhir periode program, misal per kuartal, selanjutnya Anda dan Tim akan membuat sebuah standarisasi program penjualan dan pemasaran yang telah dilakukan.  Standarisasi ini bertujuan sebagai petunjuk teknis atau konsep kerja dalam implementasi program sejenis lainnya. 

Laporan PDCA dapat Anda buat dengan format bebas, yang terpenting pelaksana dan penanggungjawab dapat mempresentasikan proses dan kinerja yang dilakukan.  Tujuan dari Laporan PDCA adalah membuat Anda dan Tim berhasil menganalisa sebuah keberhasilan dan mengatasi sebuah permasalahan.

Leave a Reply