Berikut Langkah Awal bagi Anda untuk Implementasi Quality Management System

Langkah Awal bagi Implementasi Quality Management System
Langkah Awal bagi Implementasi Quality Management System

Perkembangan dan Pertumbuhan sebuah Organisasi akan berjalan mulus ketika Implementasi Manajemen Kualitas telah menjadi Budaya Perusahaan, dan terlaksana sampai dengan level paling bawah dari Struktur Organisasi. Beberapa Langkah berikut yang perlu dijalankan secara Konsisten dan Serius menjadi tantangan tersendiri bagi Industri dan Manajemen Bisnis.

1.  Memutuskan Mengadopsi suatu Standar Sistem Manajemen Kualitas.

Ketika Anda siap menjadi sebuah Organisasi Modern, maka perlu ditentukan dan ditetapkan Jenis Sistem Manajemen Kualitas yang akan dijalankan.  ISO 9001 salah satunya yang sering dipergunakan banyak Industri dan Perusahaan.  Selain itu Anda dapat pula memilih mempergunakan MBCfPE (Malcolm Balridge Criteria for Performance Excellence). Penentuan in bertujuan agar Anda dan Tim dapat Fokus pada Tujuan Akhir dari Manajemen Kualitas.

2.  Menetapkan suatu Komitmen dari Pemimpin Senior Organisasi (Top Management).

Keberhasilan sebuah Sistem Manajemen Kualitas akan sangat dipengaruhi sejauh mana Manajemen Atas dan Pemimpin Senior mendukung penuh Pelaksanaan sampai Level Terbawah.  Pernyataan Kebijakan Kualitas Organisasi adalah bentuk dari Komitmen Manajemen.  Salah satu bentuk Pernyataan Kebijakan Kualitas dapat dituangkan dalam Surat Keputusan Direksi atau Memo Internal Perusahaan.  Dan Berikutnya diikuti oleh Langkah Penerapan Prosedur Kerja yang Konsisten dalam Sikap dan Perilaku Kerja Manajemen.  Pernyataan Kebijakan Kualitas adalah Deklarasi yang dikeluarkan pemimpin organisasi yang menyatakan komitmen organisasi terhadap system manajemen kualitas.

3.  Menetapkan suatu Kelompok Kerja (Working Group) atau Komite Pengarah (Steering Committee).

Setelah ditetapkannya Top Management Policy, langkah selanjutnya para Manajer Senior harus berpartisipasi Aktif dan Paham secara benar persyaratan standar dari sistem manajemen kualitas.  Perlu Anda tunjuk salah satu senior sebagai Koordinator dalam Pelaksanaan Sistem Manajemen Kualitas.  Koordinator akan menjadi Fasilitator yang mengkoordinasikan Pertemuan Rutin Manajemen dan menjadi Wakil Manajemen (Management Representative).

4.  Menugaskan Wakil Manajemen (Management Representative).

Organisasi Anda perlu Mengangkat seseorang yang berkompeten dengan Sistem Manajemen Kualitas dan Lepas dari Tanggung Jawab lain serta perlu Mendefinisikan Tugas dan Wewenang agar Standar Manajemen Kualitas dapat Diterapkan dan Dipelihara.  Wakil Manajemen akan melapor kepada Manajemen Senior tentang Implementasi Sistem Manajemen Kualitas telah sesuai Persyaratan Standar dan Terdokumentasikan dengan Baik oleh semua Fungsi Organisasi.

5.  Menetapkan Tujuan Kualitas dan Implementasi Sistem.

Tidak ada satu Metode Baku untuk Implementasi Sistem Manajemen Kualitas dalam Organisasi.  Program tersebut merupakan Tanggung Jawab semua Level Organisasi.  Manajemen harus menetapkan Tujuan dan Sasaran secara Efektif dan Penerapan Komunikasi, Dokumentasi, Koordinasi dan Perencanaan serta Pemantauan agar mencapai Manfaat Maksimal.  Dalam suatu Kasus dimana Manajemen tidak Bekerja Efektif maka perlu diadakannya Team Building Program untuk mengevaluasi Pelaksanaan dan Implementasi.

6.  Meninjau Ulang Sistem Manajemen Kualitas yang ada.

Audit Sistem atau Penilaian terhadap Sistem Manajemen Kualitas yang ada sebelumnya menjadi acuan Anda untuk Menetapkan Standar Baru dalam Manajemen Kualitas yang akan dijalankan.  Penyimpangan dan Perbedaan yang terjadi perlu Perbaikan.

7.  Mendefinisikan Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab.

Manajemen Kualitas akan menjadi sebuah Kesempatan bagi Anda melakukan Evaluasi dan Tinjauan Ulang Struktur Organisasi yang ada.  Peranan setiap personel dalam Organisasi dapat dinilai dan jika perlu dilakukan Restrukturisasi.  Deskripsi Kerja ditinjau ulang dengan menggunakan Format Standar meski tidak mutlak.

Implementasi Manajemen Kualitas merupakan Tanggung Jawab seluruh Level Organisasi dan merupakan Kebijakan Krusila dari Top Management agar dapat Terlaksana dan menjadi Budaya Organisasi.

ikhtisar.com

Leave a Reply