Konsep PDCA sebagai Model mencari Akar Masalah Bisnis

konsep pdca mencari akar masalah
konsep pdca mencari akar masalah

Suatu PROSES yang telah lama menjadi standar kerja organisasi yang dinamis.  Tujuannya untuk mencapai tujuan Continuous Improvement.  Konsep PDCA sebagai model mencari akar masalah bisnis sudah lama digunakan.  Dahulu istilah yang populer adalah KAIZEN.

Improvement merupakan kegiatan yang bertujuan menunjang tumbuh kembang perusahaan untuk jangka PENDEK, jangka MENENGAH, dan jangka PANJANG.  Proses improvement dimulai dengan cara sederhana yakni PDCA.  PDCA adalah kegiatan yang dilakukan berulang untuk memecahkan suatu permasalahan.  Tujuannya agar sebuah proses tetap dalam pengendalian kualitas.

PDCA banyak dipergunakan untuk MENEMUKAN dan MENENTUKAN Akar Masalah, sehingga solusi pemecahan masalah akan TEPAT dan AKURAT.  Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming yang sering dianggap Bapak Pengendalian Kualitas Modern.  Dan karena  penemuannya itu konsep PDCA sering disebut dengan “Siklus Deming”.

## Pengertian PDCA

Bagi Anda yang bekerja pada perusahaan manufactur, rasanya PDCA bukan hal asing.  Pabrik-pabrik besar sudah mengadopsi pola kerja ini sejak lama.  Dampaknya tentu PRODUKTIVITAS meningkat, hasilnya EFEKTIF dan EFISIEN.  Secara umum pengertian PDCA dapat kita artikan secara harfiah, yakni

  • PLAN (Rencanakan),  Tahapan ini meminta Anda meletakkan SASARAN dan PROSES yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai.  Perlu adanya perencanaan dari masalah yang ada, dan langkah-langkah yang akan diambil.
  • DO (Kerjakan), Kondisi Anda dan Tim akan melakukan apa yang telah direncanakan dan dicanangkan pada tahap sebelumnya.  Proses kerja disini mengacu pada JADWAL yang sudah dibuat, serta melibatkan orang yang terkait.
  • CHECK (Cek), Langkah selanjutnya untuk menguji hasil perbaikan yang telah dikerjakan. Tahap kedua dimana Anda melakukan aktivitas kerja perlu di EVALUASI dan di REVIEW.  Apakah hasil yang diraih seudah sesuai target rencana, atau masih ada penyimpangan.
  • ACT (Tindak Lanjuti), Langkah akhir sebuah proses PDCA yaitu standarisasi hasil perbaikan agar dapat dipergunakan secara berkesinambungan.  Langkah ini menjadi langkah pertama kembali untuk melihat improvement baru yang bisa dikerjakan.

## Kapan PDCA digunakan

PDCA dapat dipergunakan tidak hanya dalam sebuah bisnis berorientasi profit.  Semua proses operasional dapat diperbaiki dengan adanya PDCA.  Konsep ini lebih mengacu pada peningkatan pola kerja pelaksana sebuah sistem organisasi.

Sebagai pengelola bisnis, tentu Anda ingin tahu kapan PDCA bisa diberdayakan dan dimanfaatkan.  Berikut beberapa kondisi yang bisa menjadi acuan penggunaan model siklus deming ini.

(1) Model Improvement Berkelanjutan (Continuous Improvement)

Bisnis proses yang baik adalah yang selalu berubah seiring perkembangan bisnis atau pasar.  Maka dengan adanya perubahan yang selalu terjadi, perusahaan perlu juga terus berbenah (improve).  PDCA dipakai saat bisnis perlu adanya model produk baru atau modifikasi produk yang ada.

(2) Awal sebuah Proyek Perbaikan (Improvement Project)

Mengiringi adanya perubahan produk atau model bisnis, maka sebuah proyek akan diluncurkan setelah itu.  Mengawali bagaimana proyek dapat dikerjakan, maka konsep PDCA menjadi fundamental awalnya.

(3) Pengembangan Proses, Produk, Jasa Pelayanan yang Baru

Mengacu pada poin diatas, PDCA dipakai saat bisnis akan membuat produk layanan baru.  Sebuah SOP, POLICY, produk atau jasa yang Anda jual, perlu pematangan konsep berpikir.  Inilah fungsi yang akan dijalankan saat adanya rencana pengembangan atau perubahan tersebut.

(4) Pendefinisian Proses Kerja yang berulang

Proses kerja kadang sering tumpang tindih.  Banyak departemen atau divisi yang melakukan hal yang sama, sehingga akan berakibat pemborosan WAKTU dan TENAGA.  Perusahaan melakukan kerjaan berulang yang tidak penting.  Fungsi konsep PDCA akan teruji saat sebuah organisasi akan mendefinisikan ulang proses-proses yang masih layak pakai, dan divisi owner yang bertanggungjawab.

(5) Implementasi sebuah perubahan

Ketika sebuah perubahan sudah terjadi, baik karena faktor INTERNAL atau EKSTERNAL, pola kerja tiap fungsi akan berubah pula.  Disini diperlukan adanya standarisasi sebuah perubahan, agar setiap fungsi SADAR dan PAHAM perubahan yang menjadi HAK dan WEWENANG mereka.  Tujuannya tidak lain agar tidak ada lagi tumpang tindih pekerjaan.

(6) Pengumpulan data analisis untuk verifikasi dan penentuan prioritas akar masalah

Saat bisnis berjalan, kemudian ada beberapa sumber data yang perlu menjadi perhatian khusus, maka peran PDCA diperlukan disitu.  Data yang begitu banyaknya tidak semua bisa dipergunakan.  VERIFIKASI dan VALIDASI sangat krusial dalam hal ini.  Salah data akan berakibat salah analisa, dan salah analisa membuat salah mengambil keputusan.  Jangan sampai Anda mengobati SAKIT FLU dengan obat HIPERTENSI.  Akar masalah adalah data akhir yang akan dicari, dan didiskusikan solusinya.

## Prosedur “PDCA” Plan-Do-Check-Act

  • PLANNING.  Kenali serta Pahami suatu Kesempatan dan Rencanakan Perubahan. Pada tahap ini Anda dapat menggunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down, Cause and Effect Diagram, dan 5 Whys untuk membantu Anda menemukan akan dari permasalahan. Setelah Anda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan proses tersebut. Selanjutnya Anda dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan untuk membantu Anda dalam mengeluarkan solusi.
  • DO. Uji sebuah Perubahan dan carilah contoh Kasus Sederhana.  Fase ini memiliki beberapa aktifitas diantaranya :
    • Mengeluarkan solusi yang memungkinkan
    • Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact Analysis)
    • Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus berskala kecil terlebih dahulu (trial)

Pada tahap ini, tindakan Anda belum terimplementasi secara penuh. Implementasi maksimal terjadi pada tahap Act.

  • CHECK. Evaluasi Pengujian, Analisa hasilnya dan Identifikasikan Pelajaran yang didapat.  Pada fasa ini Anda akan mengukur seberapa efektif solusi sementara yang telah Anda buat, lalu Anda dapat mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untuk bersama-sama membuat agar solusi tersebut lebih baik lagi.  Jika masih belum terlihat hasil yang jelas, Anda dapat mencoba untuk mengulangi tahap Do untuk kembali melakukan Check ulang. Setelah Anda puas dengan apa yang telah Anda capai, maka Anda dapat melaju ke tahap berikutnya (final).
  • ACT. Lakukan Tindakan yang diambil berdasar hasil Studi Kasus Sederhana tadi
    • Jika ternyata perubahan tidak berhasil, lakukan pengulangan dengan Rencana berbeda
    • Jika berhasil, gunakan hasil tersebut untuk suatu rencana baru

Sekarang Anda dapat mengimplementasikan solusi Anda secara menyeluruh. Namun kegunaan PDCA tidak hanya sampai disini saja. Jika Anda menggunakan PDCA sebagai bentuk inisiasi dari peningkatan berkelanjutan, maka Anda dapat mengulangi siklus ini dengan kembali pada tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan agar sistem Anda mencapai kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus.

## Contoh PDCA

Banyak contoh pemanfaat konsep PDCA bisa Anda lakukan.  Berikut ini adalah contoh pemanfaatannya dilingkungan sekolah.

  • Perencanaan Strategis secara Umum (Visi, Misi).  Sekolah akan membuat VISI dan MISI yang sesuai dengan kompetensi organisasi sekolah tersebut.
  • Analisa Kebutuhan Sekolah (Buku, Alat Lab, Ekstrakurikuler).  Pemenuhan kebutuhan alat belajar bisa dilakukan juga dengan pola ini, dimulai dengan BRAINSTORMING dan berlanjut dengan data-data keperluan sekolah.
  • Disain dan Implementasi Kurikulum Pelajaran. Mempersiapkan pola belajar siswa yang ATRAKTIF tidaklah mudah.  Dengan Plan, Do, Check, Action; diharapkan setiap guru akan memberikan masukan dan inputan produktif bagi sekolah.
  • Penentuan Tujuan dan Fungsi Staff Sekolah (Guru, Pegawai). Pembuatan jobdesc masing-masing fungsi di sekolah.  Dengan demikian jalur KOMUNIKASI dan KOORDINASI akan berjalan simultan.
  • Program Pelayanan Murid, dan lainnya

Konsep PDCA meski cukup sederhana, namun masih menjadi ALTERNATIF pertama dalam pengelolaan bisnis proses.  Perubahan, Perbaikan dan Pengembangan proses-proses akan sering terjadi menggunakan pola ini. Konsep mencari akar masalah yang sederhana adalah dengan cara PDCA.

One thought on “Konsep PDCA sebagai Model mencari Akar Masalah Bisnis

  1. sur ono August 7, 2015 at 2:26 AM

    Good

Leave a Reply