Kesalahan Umum dalam Time Management yang sering terjadi

kesalahan umum manajemen waktuBelajar bagaimana menghadapi beberapa kesalahan umum dalam manajemen waktu. Dengan mengenal pekerjaan Anda, maka setiap tasks yang dihadapi akan menjadi sebuah kesenangan dan tantangan, bukan menjadi halangan bagi produktivitas Anda. Tidak ada alasan Anda berucap overloaded, atau selalu lembur untuk mengejar deadline, dan lain sebagainya.

Banyak orang sadar bahwa mereka harus mengelola waktu dengan efektif dalam bekerja, namun tidak mampu mengidentifikasikan kesalahan yang sering terjadi, dan tidak paham bagaimana memperbaikinya. Berikut ini adalah kesalahan umum yang sering terlupakan sehingga mengganggu produktivitas kerja Anda.

Ketika Anda berhasil mengidentifikasikan waktu yang terbuang percuma, dan produktivitas yang menurun karena manajemen waktu yang salah, maka Anda akan mampu mencurahkan waktu pada pekerjaan yang menantang alih-alih menarik, dan mempersiapkan jalan karir lebih jelas. Intinya Anda akan bahagia dengan pekerjaan yang dilakoni saat ini.

1.  Gagal Menjaga Daftar Kerja (To-Do List)

Apakah Anda pernah memiliki perasaan yang mengganggu bahwa Anda telah lupa untuk melakukan bagian terpenting dari pekerjaan? Jika demikian, Anda mungkin tidak menggunakan To-Do List untuk bekerja dan mengatur waktu. To-Do List akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan prioritas tertinggi sampai terendah. Gunakan daftar kerja yang sederhana yang mudah Anda pahami.

2.  Tidak Adanya Tujuan Pribadi (Personal Goals)

Meski Anda menyukai pekerjaan saat ini, namun jika tujuan pribadi jangka pendek atau tujuan pribadi jangka panjang tidak ada dalam agenda kerja, maka Anda hanya menghabiskan waktu tanpa kejelasan impian dan tujuan yang dikejar. Personal Goals akan membantu Anda mengelola waktu lebih baik, memberikan arah dan tujuan yang jelas, dan Anda akan tahu cara mengelola prioritas, waktu dan sumber daya.

3.  Tidak punya Prioritas

Mungkin cukup sulit mencari prioritas dalam pekerjaan Anda, dimana Anda berhadapan dengan banyak pilihan, semisal bawahan yang datang dengan permasalahan mereka dan meminta masukan Anda, sementara Anda tengah melakukan analisa terhadap calon pelanggan baru. Bagaimanapun Anda harus punya prioritas dalam pekerjaan, sehingga waktu yang ada akan efektif dan efisien.

4.  Gagal Mengelola Gangguan (Distractions)

Gangguan tidak akan bisa dihindari, pasti terjadi dan pasti akan datang dihadapan Anda. Cara Anda menghadapinya yang akan mempertahankan produktivitas dan deadline kerja Anda. Gangguan kecil atau besar, tetap menjadi halangan yang perlu disikapi dengan bijak. Panggilan atasan untuk sekedar bertukar pendapat, atau ajakan teman untuk berdiskusi dan lainnya, merupakan contoh-contoh gangguan yang akan sering Anda hadapi.

5.  Suka Menunda (Procrastination)

Menunda pekerjaan adalah tindakan menunda apa yang harusnya Anda fokus. Dampaknya Anda akan merasa bersalah dan membuang banyak waktu sehingga deadline akan muncul tiba-tiba tanpa disadari.

6.  Terlalu Berlebihan dalam Pekerjaan

Apakah Anda termasuk seseorang yang sulit berkata “tidak” pada orang lain. Sungkan atau enggan menolak permintaan atau tawaran, akan meningkatkan beban kerja Anda. Semakin banyak proyek yang Anda tangani tidak berarti Anda mempunyai produktivitas yang tinggi, sebaliknya Anda akan lebih stress, moral jatuh dan performa buruk. Belajarlah Anda bersikap asertif kepada orang lain, sehingga prioritas Anda akan tercapai tanpa harus menyinggung perasaan orang lain.

7.  Berusaha Tampak Sibuk

Sebagian orang akan selalu menyibukkan dirinya, dengan tumpukan kertas kerja, deadline yang sempit, atau email balasan yang panjang. Sepertinya tampak hebat dan keren, namun sesungguhnya dengan tampak sibuk dan berusaha sibuk, Anda telah bekerja dengan tidak efektif dan meningkatkan stress.

8.  Menjadi Multitalenta (Multitasking)

Saat Anda menghadapi konsumen, maka panggilan telepon dapat ditunda terlebih dahulu, atau sebaliknya ketika Anda tengah menerima telepon, panggilan rekan kerja dapat dilakukan kemudian. Anda mungkin akan tampak hebat dengan kemampuan menulis email sambil menerima telepon, namun demikian yang terjadi adalah Anda akan menghabiskan 20% waktu lebih banyak menyelesaikan pekerjaan dengan cara demikian. Cobalah Anda fokus pada pekerjaan satu per satu dan lakukan dengan usaha terbaik. Kualitas kerja Anda jauh lebih baik jika mampu melakukannya satu per satu atau setahap demi setahap.

9.  Kurang Istirahat

Sungguh bagus jika Anda berpikir dapat bekerja selama 8-10 jam secara kontinyu, terutama ketika Anda sedang dikejar tenggat waktu. Tapi sangat tidak mungkin bagi siapa pun untuk fokus dan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi tanpa memberikan kesempatan otak mereka beristirahat dan diisi ulang (recharge). Jangan menganggap istirahat sebagai “membuang-buang waktu”, karena dengan menyediakan down-time, akan memungkinkan Anda untuk berpikir lebih kreatif dan bekerja lebih efektif.

10.  Jadwal yang Tidak Efektif

Anda perlu tahu kapan waktu kerja yang paling efektif dan produktif, pagi hari, siang ataukah malam. Jika Anda terbiasa bekerja pagi hari, maka manfaatkan waktu pagi hari sebaik mungkin untuk hal-hal paling penting, dan gunakan waktu lainnya untuk aktivitas yang ringan, seperti membalas email, menerima telepon dan lainnya. Setiap orang mempunyai ritme kerja tertentu, dan waktu-waktu yang sangat penuh energi dan gairah kerja.

Cara efektif meningkatkan produktivitas adalah dengan mengenali dan memahami serta memperbaiki kesalahan Anda dalam pengelolaan waktu (Time Management). Jika Anda mampu memperbaiki kesalahan dalam manajemen waktu, maka akan berdampak pada produktivitas dan tingkat stress yang rendah.

Leave a Reply