Jenis Meeting Wajib bagi Organisasi Anda

Sudah bukan Wacana Asing lagi bahwa semakin Berkembang sebuah Organisasi maka akan semakin sering terjadi Pertemuan antar Anggota Tim atau Departemen, istilah yang umum yaitu “Meeting”.  Keberhasilan Perusahaan Anda ditentukan sejauh mana sering tidaknya Meeting dilakukan, namun ternyata bukan Kuantitas Meeting melainkan Kualitas Meeting yang menjadi Faktor Utama Kesuksesan dan Kinerja Baik Organisasi Anda.  Dalam banyak Kasus, Meeting sering tidak perlu dilakukan dan bahkan dapat digantikan dengan e-mail yang berisi Informasi Rinci yang ingin disampaikan.  Sehingga mengapa pula Anda harus melakukan Meeting lebih dari 25 kali dalam setahun, dimana Anda cukup Meeting yang Berfokus pada Target Tahunan.

Satu Meeting Gambaran Besar Tahunan

Sekali dalam setahun Tim Manajemen Anda perlu Bertemu untuk Menetapkan Tujuan Tahun Mendatang.  Meski Anda tidak mempunyai Tim Khusus, maka beberapa Manajer Anda dengan Kompetensi Kunci pada Bisnis dapat termasuk dalam Lingkup tersebut.  Tujuan yang perlu diperhatikan tidak hanya Aspek Keuangan, Pendapatan dan Laba Bersih, namun juga aset bisnis lainnya seperti Pelanggan Baru, Produk dan Jasa Baru, Perekrutan dan Pelatihan Karyawan Baru.  Keberhasilan Sulit dicapai jika Definisi dan Identifikasi tidak dilakukan.  Pertemuan Tahunan ini cukup mudah dilaksanakan.  Berikan Pertanyaan sederhana seperti : Bagaimana kita ingin melihat perusahaan satu tahun kemudian? Selanjutnya Anda dan Tim Manajemen dapat mulai bekerja dengan tim menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Pertemuan Bulanan
Kunci untuk mencapai tujuan tahunan Anda adalah dengan memaparkan menjadi tujuan bulanan yang lebih kecil dimana Anda dapat berhasil mencapainya. Lakukan Pertemuan dengan tim Anda pada awal bulan dimulai dengan rekapitulasi sekira 15 menit dari kinerja bulan sebelumnya. Apa Hasil yang telah dicapai? Apakah Memenuhi atau Melampaui Target? Jika tidak, apa yang terjadi, dan apa yang Anda perlu lakukan berbeda bulan ini?.
Pembahasan Kinerja Lalu setiap karyawan kunci butuh lima menit untuk melaporkan kembali tujuan yang mereka tetapkan pada bulan itu. Manakah yang tercapai dan mana yang tidak tercapai? Kenapa?
Pada Akhirnya, Anda dapat menetapkan Tujuan secara keseluruhan untuk bulan ini. Lakukan diskusi tentang apa yang perusahaan secara realistis dapat capai. Pada penutupan pertemuan Anda, berikan setiap anggota sekitar satu menit untuk menyatakan setidaknya satu gol pribadi mereka.
Jika Anda teguh pada jadwal waktu, dengan asumsi Anda memiliki tujuh karyawan dalam pertemuan tersebut, maka Pertemuan cukup berlangsung sekitar satu jam dan lima belas menit.
Mintalah seseorang mencatat dan dibagikan kepada seluruh anggota tim. Setelah itu, setiap anggota tim harus mengidentifikasi lima sampai tujuh tujuan khusus mereka yang akan dicapai bulan itu. Mintalah mereka posting tujuan mereka di mana semua orang bisa melihatnya.

Evaluasi Tengah Bulan
Pertemuan berikutnya adalah pertemuan pertengahan bulan. Dalam pertemuan ini, setiap bagian karyawan telah membuat kemajuan dari apa yang mereka buat dari 5 atau 7 tujuan spesifik awal bulan. Yang penting, jika tujuan tersebut akan tampak sulit tercapai, secara kolektif Anda mengetahui bagaimana dapat memenuhi kebutuhan itu. Juga membahas bagaimana perusahaan secara keseluruhan lakukan dan apakah Anda berada di jalur untuk memenuhi tujuan bulanan Anda. Jika tidak, mencari tahu apa tim harus lakukan untuk mendapatkan kembali ke jalur. Perkiraan Meeting cukup sekitar satu jam dan lima belas menit.
Kebanyakan pemilik bisnis menunggu sampai akhir bulan untuk menentukan apakah hasilnya positif. Pertemuan pertengahan bulan memberikan wawasan yang tepat, apakah perusahaan Anda melakukan dengan baik sehingga Anda dapat melakukan perubahan jika diperlukan.

Karyawan melecehkan sebagian besar pertemuan karena tidak relevan atau membosankan. Sebaliknya, karyawan biasanya menikmati pertemuan ini karena mereka memiliki suara dan dapat membentuk strategi dan tujuan perusahaan. Akibatnya, moral dan kinerja mereka meningkat secara dramatis.

ikhtisar.com

Leave a Reply