Implementasi Ide sebagai bagian dari Siklus PDCA

Implementasi ide sebagai Siklus PDCA
Implementasi ide sebagai Siklus PDCA

Beberapa hal sering mengalami KESALAHAN dan perlu PERBAIKAN.  Masalah selalu datang, dan banyak ide Anda yang brilian akan tertuang dalam kertas kerja.  Implementasi ide sebagai bagian dari SIKLUS PDCA merupakan cara terbaik menyelesaikan MASALAH.  Penyelesaian masalah yang dimulai dari perencanaan hingga standarisasi baku, adalah siklus PDCA.

Mungkin Anda telah bekerja keras mewujudkan sesuatu jadi NYATA.  Namun apakah Anda bisa 100% yakin bahwa apa yang direncanakan akan TERJADI dan TERBUKTI.  Dan apakah Anda yakin bahwa SOLUSI akan bekerja dengan sempurna?

Menjawab pertanyaan ini merupakan pekerjaan yang harus dilakukan secara SISTEMATIS dan STRUKTURAL.  Bagaimana Anda mendapatkan sesuatu hasil dengan benar, tidak lain merupakan proses.  Proses yang memastikan adanya sebuah RENCANA, Testing dan UMPAN BALIK sebelum dilakukannya Implementasi.  Dan implementasi ide, rencana, pemikiran dan kerangka kerja terbaik tidak lain dengan konsep PDCA.

Implementasi ide merupakan bagian dari siklus PDCA.  PDCA adalah proses yang cukup jelas DEFINISI dan AKTIVITASnya.  Implementasi merupakan langkah lanjutan setelah Anda menemukan masalah, akar masalah, kemudian mengambil solusi dari beberapa alternatif yang ada.  Implementasi menjadi sangat krusial bagi sebuah keberhasilan proses dalam konsep PDCA.

#Langkah Siklus PDCA

Langkah-lakang dalam PDCA selalu melibatkan 4 hal berikut:

  1. PLAN :Perencanaan, dengan Melakukan Identifikasi dan Analisa Permasalahan.
  2. DO : Pelaksanaan, dengan Mengembangkan dan Mencoba Potensi Solusi yang Mungkin.
  3. CHECK : Pengecekan, dengan Mengukur sejauh mana Efektivitas Solusi dan Menganalisa kemungkinan dapat ditingkatkan Perbaikannya dalam berbagai Cara.
  4. ACTION : Tindak Lanjut, dengan Mengimplementasikan Solusi Perbaikan secara Penuh (Standarisasi).

PDCA adalah Pemberdayaan Metode dalam Problem Solving dan Implementing Solutions.  Metode mencari Akar Masalah yang Tepat akan mempermudah Anda dalam Mencari Solusi.  Bagaimana Anda dapat menerapkan Konsep PDCA yang Baik dan Benar.

1.  Tahapan Pertama : PLAN (Perencanaan).

Mengawali sebuah penyelesaian masalah, adalah dengan tahapan rencana.  Kondisi Anda mengharuskan Anda mampu melakukan IDENTIFIKASI MASALAH.  Tujuannya tidak lain untuk mencari AKAR penyebab masalah.  Tidak semua masalah harus diselesaikan, namun pilih satu atau dua hal yang sangat DOMINAN pengaruhnya.  Pada tahap ini ada beberapa ALAT BANTU yang dapat dipergunakan yakni:

  • Diagram SEBAB AKIBAT (Fish-bone Diagram).
  • 5WHY’s.

Dengan cara ini Anda dapat melakukan PEMETAAN proses yang sangat berpengaruh terhadap permasalahan.  Hasilnya adalah Anda dapat menemukan AKAR masalah utama. Langkah pertama ini mengajarkan pula konsep PARETO.  Dimana Anda hanya berfokus pada masalah utama yang sangat krusial hasilnya jika diselesaikan.

2.  Tahapan Kedua : DO (Pelaksanaan).

Siklus PDCA kedua adalah tahapan PELAKSANAAN.  Setelah Anda menemukan akar masalah dan mempunyai beberapa alternatif penyelesaian, maka saatnya memilih SOLUSI.  Dalam tahap kedua ini ada beberapa aktivitas yang harus dikerjakan yakni:

  • Membuat beberapa SOLUSI yang mungkin.
  • Memilih solusi TERBAIK dari beberapa yang ada.
  • Implementasi Solusi dalam SKALA KECIL, grup kecil atau lingkup terbatas.

Implementasi solusi pada tahapan kedua adalah proses percontohan, yang mana jika berhasil baik, akan diimplementasikan merata.  Tahapan pelaksanaan bukan langkah perbaikan yang PERMANEN, namun masih bersifat TERBTAS sebagai UJI COBA.  Langkah “DO” berarti usaha untuk mencoba dan menguji solusi.  Tahapan pelaksanaan bertujuan agar jikalau hasil uji coba tidak maksimal, maka dampaknya terbatas pada lingkup kecil.  Namun jika proyek percontohannya berhasil, maka bisa dilakukan pada wilayah kerja yang lebih luas.

3.  Tahapan Ketiga : CHECK (Evaluasi).

Langkah ketiga adalah melakukan EAVLUASI dan pengukuran sejauh mana solusi langkah kedua berjalan EFEKTIF.  Selanjutnya Anda membuat RANGKUMAN dan ANALISA hasil.  Tahapan perbaikan masih mungkin dilakukan jikalau hasil masih berada dibawah standar yang ditetapkan.

Tergantung dari kondisi hasil perbaikan terjadi, maka Langkah “DO” dan “CHECK” dapat dilakukan beberapa kali agar mendapat hasil paling OPTIMAL. Semisal Anda berharap bisa mencapai angka target perbaikan 85%, namun setelah beberapa kali percobaan, hasilnya masih ada dikisaran 84%, maka angka ini bisa dijadikan angka OPTIMAL.  Dan proses evaluasi dinyatakan SELESAI.

Jika Anda merasa cukup puas dengan hasil evaluasi tersebut, maka dapat berlanjut pada Langkah AKHIR.

4.  Tahapan Keempat : ACTION (Tindak Lanjut).

Tahapan ini adalah IMPLEMENTASI penuh seluruh solusi masalah yang telah dilakukan sebelumnya.  Aktivitas ini adalah bentuk STANDARISASI sebuah proses yang sudah mengalami PERBAIKAN.  Kemudian Anda membuat SOP atau kebijakan baru terkait bisnis proses, dan menjadikannya standar baku.

Pada tahapan ini pula Anda akan mulai melakukan IDENTIFIKASI kembali masalah.  Setelah menerapkan SOP baru, maka dalam beberapa waktu perlu dilakukan PENGAMATAN dan ANALISA baru.

Sehingga Siklus PDCA tidak akan pernah berhenti hanya pada sebuah tahapan perbaikan.  Konsep penerapan PDCA akan terus berulang mencari yang lebih baik dari setiap siklus.

Siklus PDCA merupakan sebuah Pendekatan Sederhana nan Efektif dalam Problem Solving (Pemecahan Masalah) dan Managing Change (Mengelola Perubahan ) dan memastikan sebuah pengujian layak dijadikan standarisasi sebelum Full Implementation (Implementasi Penuh).  Konsep PDCA dapat dipergunakan dalam lingkup kerja apa pun seperti New Product Development, Marketing (Pemasaran) bahkan Sosial Budaya dan Politik.

Leave a Reply