Bagaimana Anda dapat menghindari terjadinya Meeting yang Tidak Produktif

productive meetingDalam sebuah perusahaan besar dengan struktur organisasi yang dalam dan lebar, koordinasi dan komunikasi harus diperkuat salah satuanya dengan melalui media meeting.  Dan untuk memutuskan sebuah permasalahan, meeting menjadi salah satu cara efektif yang wajib dilakukan.  Namun demikian, ternyata banyak pula terjadi meeting yang tidak produktif bahkan tidak efektif.  Meeting yang seharusnya penting dilakukan, ternyata berdampak buruk pada produktivitas, baik produktivitas individu atau tim.  Banyak hal yang menjadi penyebab mengapa sebuah meeting tidak lagi produktif dilakukan.  Diantaranya adalah tidak adanya agenda meeting yang jelas, fasilitator meeting tidak kompeten dan masih banyak lagi.

Berikut ini kita akan mengulas tentang bagaimana Anda dapat menyusun ulang sebuah meeting yang tidak produktif menjadi efektif dan efisien.  Anda akan diajak untuk berkaca pada masa-masa dimana presentasi masih dilakukan dengan slide transparansi dan para pendengar akan memegang modul yang dipresentasikan.  Komunikasi dua arah akan menjadikan sebuah pertemuan (baca:meeting) efektif dan efisien.

1.  Kumpulkan ide dan masukan pada secarik kertas

Teknik yang cukup usang ini sering dilakukan pada jaman sekolah dasar era 80-an, yakni untuk pemilihan ketua kelas atau ketua osis di sekolah menengah.  Ternyata teknik kuno ini masih sangat ampuh untuk menjadikan sebuah meeting efektif karena masing-masing pihak dapat dengan serius memberikan pendapatnya.  Catatan yang dibuat masing-masing individu dapat dikelompokan pada kelompok tertentu, sehingga akan didapatkan beberapa kategori ide dan masukan.  Diawal sesi meeting Anda perlu membagi kriteria permasalahan yang akan dibahas, sehingga tidak berjalan mengambang dan tidak putus diakhir sesi.

2.  Catat ide dan masukan pada papan tulis

Setelah masing-masing individu dan kelompoknya mempunyai pendapat, maka perlu dituliskan pada papan tulis dalam kelompok besar.  Pengelompokan ide dan masukan ini bisa menjadi alur pembicaraan dalam meeting Anda.  Mulai dari satu ide dan kemudian bergerak kepada ide lainnya, maka sedikit demi sedikit partisipasi peserta meeting akan lebih hidup.  Saling berbagai pendapat dan masukan memberikan gairah dan suasana hangat pada sessi meeting.

3.  Tunjuk seorang fasilitator

Fasilitator bertujuan untuk mengarahkan agenda meeting sesuai yang telah disepakati diawal, dan tidak mengarah pada agenda lainnya yang tidak disepakati.  Pembicaraan dan diskusi yang mengacu pada agenda meeting tentu berperan mempercepat pencarian solusi masalah yang dimeetingkan.  Seorang fasilitator haruslah orang dengan kompetensi yang cukup dan mengerti serta paham permasalahan yang tengah diangkat.  Fasilitator ini dapat ditunjuk dari tim yang punya masalah atau tim yang pernah mengalami masalah yang sama.  Fasilitator menjadi jembatan untuk membuat meeting berjalan produktif (efektif dan efisien)

4.  Tunjuk seorang notulensi

Notulen diperlukan sebagai dasar pembahasan lanjutan ketika sebuah meeting tidak selesai pada waktunya, dan notulen juga diperlukan sebagai pijakan komitmen masing-masing peserta meeting untuk melakukan hasil kesepakatan yang dicapai.  Notulen adalah implementasi meeting dalam tulisan, sehingga setiap detil-detil hasil meeting tidak terlewatkan.

Notulen yang baik berisi kerangka kerja selanjutnya dari masing-masing peserta meeting, maka notulen dapat berisikan : Topik Pembahasan, Personal in Charge (PIC) dan Dateline.  Notulen akan dikirimkan kepada masing-masing peserta meeting sebagai bahan pembahasan lanjutan.

Meeting yang tidak produktif dikarenakan banyak agenda yang tidak sesuai dibicarakan, kemudian tidak adanya seseorang yang berlaku sebagai leader dalam meeting atau disebut fasilitator dan tidak tercatatnya hasil meeting sehingga banyak orang yang terlupakan akan komitmen bersama yang dicapai.

Leave a Reply