Fokus pada Kesederhanaan daripada Kerumitan

Manajemen Strategi yang baik adalah Seni menyederhanakan sesuatu yang rumit bukan sebaliknya.  Semakin Sederhana sebuah Prosedur maka Semakin Hebat Organisasi dalam menjalankan bisnisnya.  Semakin Sederhana Anda Berbicara maka Semakin Handal Anda dalam Komunikasi.

Marks and Spencer salah satu Bisnis Retail Dunia telah berhasil menghapuskan 22 juta formulir yang sangat rumit, dan meningkatkan Produktivitas Tenaga Pemasaran dengan mencurahkan waktu lebih banyak pada Pelanggan dan Tugas Baru, dibandingkan mengisi Formulir yang Sangat Rinci dan Perfeksionis.  Sir Simon Marks sebagai CEO mengganti pemeriksaan yang berbelit dengan Pemeriksaan yang Cepat dan Sampling.

Menjaga sesuatu tetap sederhana adalah pekerjaan yang sangat berat.  Namun organisasi yang baik akan bekerja keras menjaga sesuatu tetap sederhana dan mencegah agar tidak melenceng dari tujuan awal.  Dasar penyederhanaan dapat diringkas dalam 4 kata berikut “Buang Yang Tidak Perlu”.

Mayoritas organisasi jatuh dalam jebakan untuk menghargai orang yang merumitkan masalah dan mengabaikan orang yang menyederhanakannya.  Mengapa tidak dibalik? Karena organisasi yang ramping akan lebih Responsif, Fleksibel dan Lebih Siap menghadapi Perubahan dan Tantangan.  Kurangi Lemak dan Perkuat Otot Organisasi Perusahaan Anda.  Berikut caranya:

1.  Sederhanakan Pekerjaan.

Tanyakan pada diri Anda sendiri tentang 3 hal ini dalam menyederhanakan sebuah pekerjaan.

(a).  Apa Hasil Pekerjaan Anda?

(b).  Mengapa Anda menghasilkannya?

(c).  Apa yang Anda kerjakan namun Tidak Perlu?

Dengan menjawab tiga pertanyaan tersebut Anda akan mulai berpikir dan mendorong diri sendiri untuk kembali pada pokok Pekerjaan dan mempertimbangkan Bagaimana Pekerjaan tersebut berkontribusi terhadap Output dan Outcome.

2.  Sederhanakan Struktur.

Organisasi yang baik adalah Tidak Mempertahankan sebuah Pekerjaan dengan Membuat Pekerjaan pada Bagian Lainnya.  Pertanyaan sederhana yang dapat Anda kembangkan dalam Struktur Organisasi yang Sederhana adalah:

(a).  Apakah  sebuah pekerjaan bernilai lebih besar daripada biayanya?

(b).  Apakah sebuah pekerjaan berkontribusi terhadap Output?

(c).  Apakah Anda memerlukan Pekerjaan tersebut ataukah dapat digabungkan?

Perusahaan Jepang dan Amerika dapat menjadi Raksasa karena Struktur yang Ramping tidak banyak Manajemen.  Hal ini membuat jalur komunikasi lebih Cepat dan Intensif.

3.  Sederhanakan Prosedur dan Kontrol.

Tidak perlu seorang Genius untuk menyederhanakan pekerjaan.  Anda cukup mengambil sebuah prosedur dan uraikan dalam masing-masing tahap, kemudian lakukan pemetaan dan analisa perlu tidaknya setiap tahapan.  Dapatkah Anda menghapusnya, menyederhanakan, menggabungkan 2 tahap atau lebih atau mengubah urutan langkah kerja yang ada agar lebih efisien.  Prosedur Kantor adalah rumput liar yang harus selalu diperiksa dan dirampingkan.  Dengan penyederhanaan Prosedur dan Kontrol Anda akan lebih mudah fokus dalam pencapaian Kinerja.

4.  Sederhanakan Komunikasi.

Informasi adalah Kekuatan, namun semakin banyak informasi merupakan jalan pasti menuju kelumpuhan.  Buatlah setiap komunikasi Anda sederhana dan ringkas.  Pertanyakan setiap baris formulir, laporan dan memo, lalu bertanyalah “apakah ini akan membuat orang melakukan tindakan yang bermanfaat?”.  Berkomunikasi dengan orang lain sesuai bahasa yang mereka pahami.  Ambil informasi yang perlu saja dan singkirkan lainnya.  Komunikasi Sederhana fokus pada Pemilihan, Pengiriman dan Penerimaan Informasi yang diperlukan untuk penyelesaian Pekerjaan.  Lainnya segera Eliminasi, Gabungkan atau Kurangi.

5.  Apresiasi Penyederhanaan Pekerjaan.

Ketika Return of Investment Perusahaan Anda 10 persen maka jika terjadi penghematan Rp. 1,- berarti telah terjadi Pertambahan Pendapatan sebesar Rp. 10,-.  Berikan kebebasan pada orang-orang untuk berlomba dalam Penghematan dan berikan Pengakuan dengan sungguh-sungguh atau Penghargaan lainnya.  Ketika Anda berpikir untuk memecat seseorang karena penyederhanaan maka Anda akan kehilangan Kerjasama, yang utama adalah Penyederhaan Pekerjaan sehingga orang-orang lebih Produktif dan Kontributif serta berikan Apresiasi dan Penghargaan atas Kerja mereka.

ikhtisar.com

Leave a Reply