Pahamilah Esensi dan Definisi sebuah Masalah, dan Solusi pasti Anda dapatkan

Suatu waktu pada saat Anda tengah berkumpul dengan anggota tim untuk membahas sebuah Permasalahan atau Problematika organisasi, tentu sesi Brainstorming akan menjadi momen penting.  Sesi ini akan mengeluarkan banyak ide dan pendapat tentang Solusi Pemecahan suatu masalah.  Bahkan mungkin pula Anda suatu waktu tengah berada dalam pembahasan situasi ”Chaos”. Kondisi yang sangat sensitif sehingga masing-masing peserta meeting perlu memasang muka serius dan perhatian penuh.  Namun pernahkah Anda mengira, bahwa ternyata ada seseorang peserta sesi melontarkan pertanyaan sedikit nyeleneh, ”Sebenarnya apa sih yang dimaksud chaos..?”, demikian dia bersuara.  Segera Anda akan melihat forum dan semua orang menengok ke arahnya.  Ada yang melontarkan pandangan aneh, seolah mempertanyakan “Kok, tidak mengerti istilah yang begitu populer?”. Ada juga yang mencibir, seolah bertanya, “Dari tadi ke mana saja…”. Tapi, ternyata, tidak seorang pun kemudian yang bisa dengan lancar mendefinisikan arti kata itu dengan Tepat dan Memuaskan. Ternyata, dalam banyak situasi, orang sering sudah menyambar dan berkomentar terhadap suatu isu atau masalah tanpa mencocokkan asumsi, menyamakan persepsi mengenai istilah-istilah yang sedang dibicarakan.

Kondisi pasar bisnis dan aktivitas profesional saat ini sangat dinamis sehingga terkadang banyak orang yang mengesampingkan sebuah arti kata atau Definisi, dan pada akhirnya mereka akan kehilangan Esensi sebuah Makna.  Kelanjutan dari hal tersebut akan membuat banyak permasalahan yang tidak terselesaikan, bahkan hanya untuk membuat beberapa kategori solusi yang mendekatipun tidak bisa.

Mendefinisikan sebuah kata, apalagi sebuah problem, ternyata tidaklah mudah. Padahal banyak ahli mengatakan bahwa Definisi adalah Setengah Jalan Keluar, artinya 50% Solusi Permasalahan sudah tergambarkan.  Tak heran bila Einstein berkata: “ if I had one hour to save the world I would spend fifty-five minutes defining the problem and only five minutes finding the solution”. Artinya jelas bahwa sebuah Definisi Masalah akan memperjelas Esensi dan mempermudah Solusi.

Kehidupan yang sangat instan ini menggiring banyak orang pada pola Serba Cepat dan Serba Mudah, namun terjebak pada koridor Asal dan Gugur Kewajiban.  Tengoklah berapa banyak masalah Kemacetan, Banjir, Upah Buruh dan Regulasi Harga Bahan Bakar yang sampai saat ini masih selalu menjadi perdebatan yang tidak berkesudahan. Bukannya bertanya Kenapa Selalu Macet..? Jam Berapa Kemacetan terjadi..? Siapakah Pelaku Kemacetan..?  Apakah Rencana memecah Kemacetan..?.  Namun pihak terkait selalu saling menyalahkan, bukan saling ber Kompromi dan melakukan Brainstorming dalam mencari Akar Permasalahan yang ada, sehingga menghindari terjadinya Chaos.

Pemahaman inti masalah bukan hanya perlu dikembangkan dibenak para ahli, namun juga setiap individu yang terlibat dalam kegiatan tersebut.  Jika Anda seorang pimpinan departemen pemasaran, maka seluruh tim pemasar Anda harus mengerti mengenai masalah dan problematika yang dihadapi.  Sehingga jalan keluar didapatkan dari kontribusi masing-masing anggota tim.  Sinergi dan Kolaborasi akan terbangun secara alami.

Buat Akar Masalah Kelihatan

Mendefinisikan sebuah problem sering tidak dipandang penting atau bahkan tidak diagendakan dengan sengaja oleh banyak orang. Semisal, bila Anda sedang menghadapi gejala penjualan turun, Anda sering langsung menanggapi dengan solusi yang itu-itu saja, misalnya menurunkan harga, melakukan promosi atau cara lain yang memang sudah umum dilakukan orang. Tidak lazim bagi kita untuk mundur selangkah, mendefinisikan masalah berdasarkan fakta yang lebih luas dan memahami duduk perkaranya. Apakah penjualan menurun ini berkaitan dengan pasar yang lesu? Ketidakcocokan produk dengan tuntutan pasar lagi? Salesman yang tidak bergairah? Atau, unsur lain lagi?.  Tentu saja akar permasalahan yang berbeda, pemecahannya pun akan  berbeda ekstrim satu sama lain.

Kita perlu sadari bahwa kebiasaan kita ‘jump into solutions’ begitu banyak mempengaruhi mutu solusi. Ada perusahaan yang membuat aturan main di rapat-rapat brainstormingnya, untuk menyalakan lampu ketika solusi belum dipilih. Pada saat lampu menyala, setiap peserta rapat tidak diperkenankan memilih solusi. Baru setelah lampu dipadamkan, kelompok mulai memilah-milah solusi dan kemudian berfokus pada penyelesaian masalahnya. Presdir perusahaan tersebut mengatakan:”The Problem Is To Know What the Problem Is”. Jadi tidak heran juga, mengapa Gus Dur menjadi terkenal dengan ungkapannya:” Kalau bisa mudah, kenapa dibuat susah?” Pernyataan ini sebenarnya ingin membuktikan bahwa kita bisa menghemat banyak energi bila kita menemukan inti suatu permasalahan. 

Akar Permasalahan dapat dikategorikan berdasar beberapa Faktor seperti Manusia (Man), Alat (Machine), Metode (Method), Material (Material)dan Lingkungan (Environement).  Perjelas Akar Permasalahan yang diangkat dalam forum maka ini akan mempermudah Anda dan Tim mencari penyelesaian.

Bertanya itu Sakti

Tidak heran di pendidikan dasar modern saat sekarang, kegiatan bertanya, dipisah sebagai subyek penting, bahkan diberi angka tersendiri. Tanya jawab yang terfokus memang sering membuat orang lebih pintar. Pertanyaannya, mengapa tidak banyak orang yang mau bertanya, tidak mencari waktu dan mengklarifikasikan suatu pernyataaan, perkataan ataupun penawaran. Padahal sudah ada peribahasa :”Malu bertanya sesat di jalan”. Akankah Anda lebih malu sehingga tidak bertanya daripada malu sehingga salah bertindak.

Berkembangnya ilmu pengetahuan, adanya Wikipedia yang menjadi ensiklopedi milik bersama, situs-situs pengetahuan  dan profesi yang demikian banyak, belum menjamin individu menguasai suatu masalah yang terjadi sesaat. Dengan mudahnya mengakses pengetahuan, kita tetap tidak bisa langsung bersikap sok tahu, sok pinter dan langsung saja menyambar tanpa tahu esensi masalahnya. Kita tetap perlu mengorek dan menggali karena pendalaman masalah sangat berguna untuk menjawab masalah. Di sinilah bertanya efektif bisa menjadi alat sakti untuk membawa kita pada pemahaman masalah yang lebih tajam. Kita perlu bertanya: Apa sebenarnya yang sangat dipentingkan pelanggan? Apa kebiasaan pengguna jalan yang menyebabkan kemacetan lalu lintas? Apa yang diperlukan setiap penduduk agar supaya gizi cukup? Bagaimana hidup dari perikanan Indonesia?  Bagaimana cara Negara bisa berswasembada pangan kembali? Sayangnya memang, kegiatan seperti studi banding pejabat pemerintah untuk belajar dari pengalaman orang lain tidak dilengkapi dengan kegiatan ‘enquiries’ yang tajam, sehingga belum benar-benar menghasilkan lompatan dalam solusi bagi Negara kita.

Kata kunci yang tepat

Reaksi bengong & apatis dari karyawan muncul saat tim manajemen Toyota meminta karyawan melakukan brainstorming tentang bagaimana meningkatkan produktivitas. Begitu pernyataan brainstorming diputar menjadi: ”Bagaimana membuat pekerjaan kita lebih mudah?”, segera saja respons bengong berubah menjadi antusiasme karyawan dalam memberikan usulan dan opini. Kita lihat, perbedaan kata ‘produktivitas’ dan ‘kemudahan’ bisa membawa dampak besar bagi pencarian  solusinya. Ternyata, solusi untuk meningkatkan produktivitas bisa dilaksanakan bila karyawan juga memikirkan bagaimana ia memudahkan pekerjaannya. Lagi-lagi pemilihan kata yang tepat akan berpengaruh pada solusi yang sedang kita cari. Berarti, selain cermat bertanya, kita pun perlu pandai memilih kata-kata, bila ingin menemukan esensi masalah.

Leave a Reply