Cara Trampil Memfasilitasi Meeting bagi Manajer

trampil memfasilitasi meeting bagi manajer

Trampil memfasilitasi Meeting bagi Manajer

Banyak manajer merasa mampu bagaimana menjalankan sebuah sesi meeting.  Mereka akan membuat agenda meeting, berbicara dari satu topik ke topik lainnya dan membuat keputusan.  Cara trampil memfasilitasi meeting bagi manajer bukan hanya siap dengan buku agenda dan rencana kerja yang akan dibahas.  Terlepas mengatur meeting adalah mudah bagi beberapa manajer, namun ternyata masih banyak waktu terbuang dan tidak sesuai dengan potensi tim yang terlibat dalam meeting.

Fasilitasi meeting adalah sebuah ketrampilan yang dapat dipelajari, dan memfasilitasi berarti membuat meeting berjalan lebih mudah dan tidak sulit bagi keseluruhan peserta, dan bertujuan membawa kemajuan atau perkembangan.  Dikutip dari about.com, berikut ulasan bagaimana cara trampil memfasilitasi meeting bagi manajer.

1.  Rencana Agenda Meeting

Meeting yang solid dan kolaboratif selalu dimulai dengan rencana agenda, topik yang spesifik, dan melibatkan orang tertentu.  Meting bertujuan untuk menemukan Problem Solving bukan sekedar topik informasi.  Dan yang terpenting adalah memastikan waktu dari masing-masing orang terlibat.

2.  Pengaturan Ruang Meeting

Meeting akan memerlukan logistik, seperti bahan presentasi dan proyektor, kertas, flipchart, papan tulis, alat tulis dan lainnya.  Jika peserta tidak nyaman dengan situasi dan kondisi ruang meeting, maka akan sulit bagi Anda memfasilitasi meeting yang efektif.  Dalam ruangan meeting, masing-masing individu harus dapat saling mendengar, saling melihat dan saling berkomunikasi.  Meeting yang tergesa-gesa akan menghasilkan wacana belaka tanpa kemungkinan implementasi.

3.  Stimulan Pertanyaan

Sebagai fasilitator Anda dapat menggairahkan suasana meeting dengan menstimulan setiap peserta untuk bertanya.  Pertanyaan adalah cara efektif membangun suasana komunikatif dalam meeting dan memberikan banyak masukan, ide dan saran agar meeting menghasilkan obyektif yang jelas.

4.  Aktif Mendengarkan

Mendengarkan adalah cara Anda menangkap peluang dan ide-ide menarik dalam meeting.  Sebagai fasilitator yang baik Anda akan lebih banyak mendengar dan melempar stimulan pertanyaan kepada peserta meeting.  Cara ini lebih mendorong peserta terlibat aktif dan membuat diskusi mengalir dengan lancar.

5.  Brainstorming

Meeting adalah kesempatan melakukan brainstorming terkait ide-ide segar, inovasi baru ataupun solusi efektif.  Namun masih perlu kiranya Anda memfasilitasi cara-cara Brainstorming yang tepat.  Sesi Brainstorming mempunyai aturan do and don’t sehingga menghasilkan daya ungkit maksimal dalam mencapai solusi

6.  Terampil menghasilkan Konsensus

Menjadi fasilitator yang baik Anda perlu melakukan salah satunya menggiring peserta meeting dalam sebuah konsensus, yakni keputusan bersama yang disepakati seluruh peserta.  Meski tidak semua orang akan setuju dengan keputusan yang diambil, namun mereka tetap harus mendukungnya, inilah yang disebut dengan konsensus

7.  Pemecahan Konflik

Konflik dapat terjadi pada sebuah meeting, apapun tema yang dibahas, maka akan selalu ada perbedaan sudut pandang atau persepsi.

8.  Komunikasi Non Verbal

Bahasa tubuh terbukti secara ilmiah menjadi kontributor dalam komunikasi.  Lebih dari 50% komunikasi terjadi secara non verbal bukan kata-kata.  Tatapan mata, gerakan tangan dan kaki, posisi duduk atau berdiri dan lainnya.  Seorang manajer yang handal perlu tahu cara membaca bahasa tubuh seseorang untuk menilai sejauh mana keterlibatan mereka dalam meeting.  Menjadi fasilitator dalam sebuah meeting merupakan sebuah pembelajaran penting dalam komunikasi.

9.  Merekam

Orang akan merasa sangat dihargai manakala ide dan masukan mereka dituliskan pada papan tulis atau flipchart.  Dan jika perlu tambahkan dengan alat rekam untuk memudahkan Anda nantinya melakukan follow up dan membuat Action Planning.  Keterbatasan memori saat ini dapat diatasi dengan teknologi yang semakin mudah dan murah.

Meeting adalah sebuah forum diskusi yang harus menghasilkan keputusan bijak dan implementatif.  Sebagai manajer handal Anda dituntut trampil memfasilitasi meeting, mengalir baik, kondusif dan komunikatif bagi setiap peserta.  Menghasilkan konsensus yang bermanfaat dan akan didukung semua pihak.

Leave a Reply