Bentuk Kesalahan yang sering Anda gunakan dalam Komunikasi Bisnis

kesalahan-yang-sering-terjadi-dalam-komunikasi-bisnis

kesalahan-yang-sering-terjadi-dalam-komunikasi-bisnis

Se-Efisien apakah keterampilan komunikasi bisnis Anda? Semakin Anda handal dan efisien dalam komunikasi bisnis, akan semakin mudah Anda membina hubungan kerja yang solid.  Terlebih dalam dunia modern saat ini, dimana banyak akses ke ratusan media komunikasi yang berbeda-beda.  Tampak di permukaan bentuk komunikasi ini baik digunakan untuk pilihan situasi dan kondisi yang berbeda. Namun komunikasi akan efektif manakala Anda tahu cara menggunakannya sesuai maksud tujuan.  Hindari sedapat mungkin jenis komunikasi bisnis yang dapat mengaburkan arah tujuan komunikasi itu sendiri.

Setiap platform memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda, berguna dalam beberapa situasi lebih daripada situasi yang lain. Misalnya, pesan teks yang ideal untuk informasi mendesak, dibandingkan email yang lebih baik untuk menyampaikan informasi kurang mendesak, atau informasi satu arah. Jika Anda tidak paham akan kekuatan dan kelemahan platform komunikasi, maka Anda dapat disalahartikan, Anda dapat gagal menyampaikan pesan asli Anda, atau hanya dianggap sebuah gangguan belaka.

Bagaimana Anda bisa tahu apakah media komunikasi ini sudah benar atau tidak efisien?

Berikut Kesalahan-kesalahan Umum yang sering terjadi dalam Komunikasi Bisnis Anda

1. Menggunakan email untuk permintaan mendesak

Meskipun kerja modern semakin menuntut pekerja untuk memeriksa email secara teratur, dan meskipun email yang dikirimkan langsung, Anda tidak bisa mengharapkan penerima untuk segera merespon pesan Anda – bahkan selama jam kerja normal.

Jika Anda menggunakan email untuk permintaan mendesak, Anda hanya membuang-buang waktu, terutama karena Anda tidak akan tahu apakah penerima telah melihat pesan Anda atau belum. Sebaliknya, pilihlah sarana yang lebih cepat dalam koneksi, seperti SMS, chatting, atau panggilan telepon.

2. Menggunakan email untuk percakapan yang berkelanjutan

Kebanyakan platform, seperti Gmail, menawarkan cara untuk melihat semua email yang berhubungan dengan satu subjek dalam “percakapan” sehingga Anda dapat melacak diskusi yang tengah berlangsung.

Namun, dengan menggunakan email untuk percakapan meski lebih panjang dari pesan singkat (SMS) namun nyatanya hal ini tidaklah efisien. Email adalah cara untuk menyampaikan informasi; jika Anda perlu untuk berdiskusi terhadap sesuatu atau jika Anda memiliki pertanyaan yang memerlukan dialog dua arah, ada media yang lebih baik, seperti instant messaging, panggilan telepon, atau percakapan langsung. Anda dapat menggunakan email untuk rekapitulasi percakapan jika memang diperlukan.

3. Texting pada waktu yang tidak tepat

Seorang karyawan tentu memiliki rencana kerja yang menyeluruh dalam perusahaan, akan tapi itu tidak otomatis memberikan lisensi bagi Anda untuk mengirimkan pesan singkat pada waktu-waktu yang kurang tepat.

Setiap orang membutuhkan waktu istirahat dari pekerjaan, dan datangnya pesan diatas Pk. 21:00 tentang tugas adalah cara yang baik untuk mensabotase waktu santai mereka. Jika ada sesuatu yang mendesak dan tidak ada pilihan lain, ini diperbolehkan, tetapi cobalah untuk membatasi SMS Anda pada jam kerja normal selama hari kerja.

4. Texting untuk informasi yang tidak mendesak

Kecuali Anda ada hubungan pribadi dengan seseorang yang Anda SMS, sebaiknya hindari menggunakan pesan teks untuk menyampaikan informasi yang tidak mendesak.

Misalnya, jika Anda mencoba untuk memulai percakapan, pertimbangkan menggunakan chat atau panggilan telepon, yang akan memungkinkan untuk lebih cepat dan lebih mudah bagi komunikasi dua pihak. Jika Anda memiliki banyak informasi untuk relay, pertimbangkan untuk menggunakan email. Pesan teks terlalu sulit digunakan sebagai alat standar komunikasi – terutama ketika ada begitu banyak pilihan alat komunikasi.

5. Conference Calls untuk pertemuan banyak orang

Mungkin teknologi sudah cukup maju mengakomodir komunikasi jarak jauh.  Dan tidak aneh jika Anda sudah terbiasa menggunakan Video Konferensi dalam komunikasi.  Namun demikian hindari sedapat mungkin conference calls untuk pertemuan banyak orang.  Kualitas suara biasanya menjadi masalah, Anda pun tidak dapat melihat bahasa tubuh lawan bicara, dan penundaan karena mssalah jaringan dapat membuat orang saling berbicara sendiri satu sama lain. Jika Anda terpaksa harus menggunakan percakapan telepon, maka batasi jumlah pesertanya. Jika Anda membutuhkan beberapa peserta, maka pilihlah grup chat atau metode yang dapat membuat semua orang terlibat dengan lebih jelas.

Leave a Reply