Kesalahan Komunikasi Bisnis yang Sering Terjadi

Bentuk kesalahan komunikasi bisnis yang sering terjadi
Bentuk kesalahan komunikasi bisnis yang sering terjadi

Kesalahan Komunikasi Bisnis yang Sering Terjadi dapat mengganggu performa kinerja tim Anda.  Apakah keterampilan komunikasi bisnis Anda sudah EFISIEN? Semakin Anda handal dan efisien dalam komunikasi bisnis, akan semakin mudah Anda membina hubungan kerja yang solid.

Dalam dunia modern saat ini, banyak akses informasi ke ratusan MEDIA yang berbeda-beda.  Tampaknya bentuk komunikasi ini BAIK digunakan untuk pilihan situasi dan kondisi yang berbeda. Namun komunikasi akan efektif manakala Anda tahu CARA menggunakannya sesuai MAKSUD dan TUJUAN.

Hindari sedapat mungkin kesalahan komunikasi bisnis yang dapat mengaburkan arah tujuan komunikasi itu sendiri.  Dan dengan demikian banyaknya platform komunikasi, Anda dapat lebih berdaya membangun bisnis.

Setiap platform memiliki KELEBIHAN dan KEKURANGAN tersendiri, dapat berguna untuk beberapa situasi namun tidak untuk situasi yang lain. Misalnya, pesan singkat (SMS) yang ideal untuk informasi mendesak, dibandingkan email yang lebih baik untuk menyampaikan informasi kurang mendesak, atau informasi satu arah.

Jika Anda tidak paham akan KELEBIHAN dan KEKURANGAN platform komunikasi, Anda dapat salah TAFSIR, dan Anda GAGAL menyampaikan pesan ASLI.  Lebih gawatnya Anda dapat dianggap sebagai GANGGUAN belaka.

Bagaimana Anda bisa tahu apakah media komunikasi ini sudah benar atau tidak efisien?

Berikut Kesalahan-kesalahan Umum yang sering terjadi dalam Komunikasi Bisnis Anda

1. Menggunakan email untuk permintaan mendesak

POLA kerja modern menuntut pekerja untuk sering memeriksa email dengan teratur.  Namun meskipun email yang dikirimkan langsung, Anda tidak bisa BERHARAP penerima akan segera MERESPON pesan Anda – bahkan selama jam kerja normal.

Jika Anda menggunakan email untuk permintaan mendesak, Anda hanya membuang-buang WAKTU, terutama karena Anda tidak akan tahu apakah penerima telah melihat pesan Anda atau belum. Sebaliknya, pilihlah sarana yang lebih cepat dalam koneksi, seperti SMS, chatting, atau panggilan telepon.  Email jangan digunakan untuk kebutuhan mendesak.  Ini adalah kesalahan komunikasi bisnis yang pertama perlu Anda camkan.

2. Menggunakan email untuk percakapan yang berkelanjutan

Kebanyakan platform, seperti Gmail, menawarkan cara untuk melihat semua email yang berhubungan dengan satu subjek dalam tema “PERCAKAPAN” sehingga Anda dapat melacak semua DISKUSI yang tengah berlangsung.

Namun, dengan menggunakan email untuk percakapan meski lebih panjang dari pesan singkat (SMS) nyatanya hal ini tidaklah EFISIEN. Email adalah cara untuk menyampaikan informasi; jika Anda perlu untuk berdiskusi terhadap sesuatu atau jika Anda memiliki pertanyaan yang memerlukan dialog dua arah, ada media yang lebih baik, seperti instant messaging, panggilan telepon, atau percakapan langsung. Anda dapat menggunakan email untuk rekapitulasi percakapan jika memang diperlukan.

Email perlu menjadi dokumen tertulis, seperti NOTULEN MEETING, SOP, Program Kerja, Dashboard, dan lainnya.  Sedangkan diskusi, tukar pendapat, brainstorming, ide dan saran, sebaiknya dilakukan langsung dalam sebuah tatap muka.  Kesalahan komunikasi bisnis tersebut diatas berdampak pada efisiensi waktu kerja.

3. Texting pada waktu yang tidak tepat

Seorang karyawan tentu memiliki rencana kerja yang menyeluruh dalam perusahaan, akan tapi itu tidak otomatis memberikan GARANSI bagi Anda untuk mengirimkan pesan singkat pada waktu-waktu yang kurang tepat.

Setiap orang membutuhkan waktu istirahat dari pekerjaan, dan datangnya pesan SMS diatas Pk. 21:00 tentang tugas adalah cara yang baik untuk mensabotase waktu santai mereka. Jika ada sesuatu yang mendesak dan tidak ada pilihan lain, ini diperbolehkan, tetapi cobalah untuk membatasi SMS Anda pada jam kerja normal selama hari kerja.

Kerja produktif bukan berarti Anda selalu sedia 24 jam, namun Anda mampu berdaya dalam jangka waktu jam kerja yang disepakati.  Adapun kelebihannya, masih dapat ditolelir jikalau masih dalam kondisi wajar.

4. Texting untuk informasi yang tidak mendesak

Kecuali Anda ada hubungan pribadi dengan seseorang yang Anda SMS, sebaiknya hindari menggunakan pesan teks untuk menyampaikan informasi yang tidak mendesak.

Misalnya, jika Anda mencoba untuk memulai percakapan, pertimbangkan menggunakan chat atau panggilan telepon, yang akan memungkinkan untuk lebih cepat dan lebih mudah bagi komunikasi dua pihak. Jika Anda memiliki banyak informasi untuk relay, pertimbangkan untuk menggunakan email. Pesan teks terlalu sulit digunakan sebagai alat standar komunikasi – terutama ketika ada begitu banyak pilihan alat komunikasi.

Menggunakan SMS untuk keperluan yang tidak mendesak bisa berakibat terabaikannya pesan tersebut pada saat benar-benar diperlukan. SMS yang masuk, tidak hanya urusan pekerjaan, sehingga ada kemungkinan harapan Anda tidak sesuai yang diinginkan.  Sebaiknya hindari kesalahan komunikasi bisnis dengan menggunakan SMS bagi keperluan yang tidak mendesak.

5. Conference Calls untuk pertemuan banyak orang

Mungkin teknologi sudah cukup maju mengakomodir komunikasi jarak jauh.  Dan tidak aneh jika Anda sudah terbiasa menggunakan Video Konferensi dalam komunikasi.  Namun demikian hindari sedapat mungkin conference calls untuk pertemuan banyak orang.

Kualitas suara biasanya menjadi masalah, Anda pun tidak dapat melihat BAHASA TUBUH lawan bicara, dan delay komunikasi karena masalah jaringan.  Dampaknya dapat membuat orang saling berbicara sendiri satu sama lain.

Jika Anda terpaksa harus menggunakan percakapan telepon, maka batasi jumlah pesertanya. Jika Anda membutuhkan beberapa peserta, maka pilihlah group chat atau metode yang dapat membuat semua orang terlibat dengan lebih jelas.  Penggunaan video call saat meeting lebih baik bersifat satu arah, sehingga tidak akan terjadi kegaduhan pada masing-masing pihak.

Kesalahan komunikasi bisnis yang sering terjadi dalam organisasi Anda dapat berpengaruh pada performa.  Hindari penggunaan alat komunikasi yang tidak sesuai peruntukkannya.  Pastikan komunikasi berlangsung pada WAKTU yang tepat dan KONDISI yang tepat pula.  Sering terjadi kesalahan komunikasi bisnis, karena adanya perbedaan pandangan mengenai EFEKTIVITAS dan EFISIENSI kerja.

Leave a Reply