Bagaimana Mengatur Jadwal Kegiatan Anda

Mendahulukan Yang Utama terkadang Tidak Mudah, karena Anda ingin semua Berjalan dengan Skenario yang Diharapkan.  Namun Bagaimanapun juga Anda harus mampu Mengatur Jadwal Kegiatan dan Aktivitas sehingga Bagian Utama dapat Terselesaikan terlebih dahulu.

Seperti telah dijelaskan sebelumnya melalui Berlaku Efektif dengan Mendahulukan yang Utama, Anda perlu memetakan dan memahami benar 4 Kuadran Kegiatan Penting dan Mendesak.  Berikut beberapa Langkah Mudah Anda mengidentifikasikan Kegiatan yang Utama.

1.  Kenali – Hal-hal yang Menarik Anda ke Kuadran I.

Ketika Anda melakukan berbagai Kegiatan dan Aktivitas yang sebelumnya telah di Rencanakan Jauh Hari sebelumnya, Cobalah Anda Kenali Pergerakan Waktu yang telah berlangsung.  Kegiatan dan Aktivitas Anda jangan Mendesak dan Menggiring Anda menjadi Orang yang Agresif karena Kehabisan Waktu dan Menjadikan semuanya berada pada Kuadran I (Penting dan Mendesak).  Kegiatan Kuadran I sangat membuat Anda Sibuk dan Dalam Tekanan.  Waspadai hal ini dengan Mengenali hal-hal yang Menarik Anda ke Kuadran I.

2.  Jadwalkan – Prioritas dan Kondisikan untuk Masuk ke Kuadran II.

Semakin Anda mahir dalam Mengidentifikasikan Kegiatan Utama, maka semakin Lihai Anda menentukan Schedule dan Jadwal Prioritas dari sebuah Kegiatan.  Prioritas yang Utama bukan hanya Kegiatan yang harus diselesaikan pada saat tertentu, namun Kegiatan yang menjadi Tumpuan dari seluruh Program kerja Anda.  Usahakan semua Kegiatan Anda dapat dimasukkan dalam Jadwal Kegiatan di Kuadran II untuk Ritme Kerja yang Lebih Simultan.

3.  Hati-hati – Waspada dengan Pencuri Waktu Anda.

Pencuri Waktu diantaranya adalah Kegiatan yang sangat menyita Waktu Anda namun Tidak Produktif.  Pencuri Waktu diantaranya adalah Penundaan Kerja, Reaktif terhadap Stimulus, Rutinitas yang Tidak Perlu, Menunggu dan Dalam Perjalanan, serta masih banyak lainnya.  Hindari sedapat mungkin Pencuri Waktu Anda agar semua Jadwal kegiatan dapat terpenuhi sesuai Harapan.

4.  Fokus – Berusaha tetap pada Rencana dan Jadwal.

Tidak lain keberhasilan Anda dalam sebuah Proyek Kerja adalah Karena Fokus pada Rencana dan Jadwal.  Fokus dengan Rencana artinya Anda akan memenuhi Tenggat Waktu dan Tahapan yang telah dicanangkan sejak Awal.  Fokus dalam Rencana Kerja menunjukkan Anda memiliki Komitmen dalam Mencapai Target.

5.  Komitmen – Proaktif dalam Tindakan.

Komitmen merupakan Kesungguhan mencapai Target atau Program yang telah direncanakan, dengan mengedepankan Sikap dan Perilaku Proaktif.  Proaktif adalah Usaha untuk mendapatkan Hasil Positif berdasarkan beberapa Analisa yang Matang.  Mengatur Jadwal Kegiatan perlu adanya Komitmen karena begitu banyaknya Aktivitas yang perlu Anda selesaikan dalam waktu tertentu.

6.  Evaluasi – Pelajari dan Perbaiki Kebocoran dan Reaktifitas.

Keberhasilan Anda tak lepas dari Periode Evaluasi yang dilakukan.  Setiap Aktivitas perlu adanya Review untuk mendapatkan Masukan dan Umpan Balik Positif sehingga potensi Kebocoran dan Kegagalan dapat diminimalisasi.  Evaluasi memberikan Arahan Anda untuk menjaga Reaktifitas berlebih dengan adanya Kendala dan Halangan dalam Pemenuhan Jadwal Kegiatan.

Mengatur Jadwal Kegiatan bertujuan agar Anda dapat Menentukan mana yang Utama dan Prioritas sehingga Seluruh Waktu Kerja Anda Efektif dan Sumber Daya dapat Efisien.  Bagaimana Anda mengatur Jadwal Kegiatan adalah Implementasi dalam Mendahulukan yang Utama.

ikhtisar.com

Leave a Reply