Inilah 8 Elemen Total Quality Management yang penting bagi perusahaan Anda – bag. 2 (habis)

Inilah 8 Elemen Total Quality Management yang penting bagi Perusahaan Anda

Inilah 8 Elemen Total Quality Management yang penting bagi Perusahaan Anda

Total Quality Management adalah pendekatan manajemen yang sudah ada sejak tahun 1950-an dan makin populer pada tahun 1980-an.  TQM adalah manifestasi dari Budaya (culture), Perilaku (attitude) dan Organisasi (organization) sebuah perusahaan dalam melayani pelanggan berupa Produk dan Jasa sehingga dapat memenuhi Kebutuhan mereka.  Sebelumnya telah dibahas tentang Pilar Pertama TQM yang disebut Foundation (Pondasi).  Selanjutnya Pondasi Bangunan akan dilengkapi dengan 3 Pilar lainnya yaitu:

II.                    Building Bricks (Tembok Bangunan)

Sebuah bangunan berdiri pada Pondasi yang kuat yang terbentuk dari Kepercayaan, Etika dan Integritas.  Dan setelah terbangunnya Pondasi perlu dilengkapi dengan Bata yang terangkai menjadi Tembok Bangunan.

Pelatihan (Training), sangat penting dalam peningkatan Produktivitas dan Kinerja.  Anda sebagai Supervisor bertanggung jawab dalam Implementasi TQM di wilayah kerja dan mengajarkan filosofi TQM.  Beberapa ketrampilan yang diperlukan Tim Anda adalah

  • Interpersonal Skills
  • Problem Solving
  • Decision Making
  • Performance Analysis and Improvement
  • Bussiness Economics
  • Technical Skills

Tujuan Pelatihan adalah membentuk karyawan yang efektif dan produktif.

Kerjasama Tim (Teamwork), juga merupakan elemen kunci dari TQM untuk menjadi sukses dalam bisnis. Tim akan mendapatkan solusi lebih cepat dan lebih baik untuk setiap permasalahan. Tim juga memberikan perbaikan yang lebih Permanen dalam Proses dan Operasional. Dalam tim, orang merasa lebih nyaman menceritakan masalah yang mungkin terjadi, dan bisa mendapatkan bantuan dari orang lain untuk menemukan solusi yang tepat.

Kepemimpinan (Leaderships), mungkin elemen paling penting dalam TQM. Kepemimpinan dalam TQM membutuhkan manajer untuk memberikan Visi yang Inspiratif, membuat arahan Strategis yang mudah dipahami dan menanamkan nilai-nilai sebagai panduan bagi bawahan. Seorang supervisor harus Paham TQM, Percaya dan menunjukkan Keyakinan dan Komitmennya melalui praktek sehari-hari. Supervisor memastikan bahwa Strategi, Filosofi, Nilai-nilai dan Tujuan mengalir turun di seluruh organisasi untuk memberikan Fokus, Kejelasan dan Arah. TQM harus diperkenalkan dan dipimpin oleh manajemen puncak. Komitmen dan Keterlibatan pribadi dari manajemen puncak diperlukan dalam menciptakan dan menyebarkan nilai kualitas yang jelas, tujuan yang konsisten dan dalam menciptakan dan menggunakan Sistem yang terdefinisi baik, Metode dan Ukuran Kinerja untuk mencapai tujuan.

III.                  Binding Mortar (Semen Pengikat)

Komunikasi (Communication), yang mengikat semuanya bersama-sama. Mulai dari dasar sampai atap rumah TQM, semuanya terikat oleh “semen” yang kuat yakni Komunikasi. Berfungsi sebagai penghubung penting antara seluruh elemen TQM. Komunikasi berarti pemahaman yang umum dari ide-ide antara pengirim dan penerima. Keberhasilan TQM menuntut komunikasi dengan dan di antara semua anggota organisasi, pemasok dan pelanggan. Komunikasi yang ditambah dengan berbagi informasi yang benar adalah sangat penting. Komunikasi yang kredibel mampu menjelaskan keinginan Pengirim dan diterima serta dapat ditafsirkan oleh Penerima.

Ada berbagai cara komunikasi seperti:

  • Komunikasi Downward (Kebawah) – Ini adalah bentuk dominan dari komunikasi dalam suatu organisasi. Pada dasarnya dilakukan melalui Presentasi dan Diskusi sehingga seorang Supervisor atau manajer mampu membuat karyawan jelas tentang TQM.
  • Komunikasi Upward (Keatas) – Ini adalah bentuk partisipasi karyawan dengan memberikan saran kepada manajemen atas. Karyawan memberikan Wawasan dan Kritik yang membangun, Supervisor dan Manajer harus mendengarkan secara efektif untuk memperbaiki situasi yang terjadi melalui penggunaan TQM. Ini membentuk Kepercayaan antara Atasan dan Karyawan. Ini juga mirip dengan Komunikasi Pemberdayaan (Empowering), di mana Anda sebagai Manajer atau Supervisor menjaga telinga terbuka dan mendengarkan orang lain.
  • Komunikasi Sideways (Kesamping) – Jenis komunikasi ini penting karena akan memutus hambatan antar departemen. Hal ini juga diperlukan untuk urusan Pelanggan dan Pemasok dengan cara yang lebih profesional.

IV.                Roof (Atap)

Pengakuan (Recognation), menjadi akhir dari proses TQM yang baik dimana setiap individu atau tim dapat memperoleh Pengakuan sesuai kontribusi mereka.  Anda sebagai Pimpinan sebuah organisasi dituntut mempu mengenali dan mendeteksi partisipasi dan kontribusi masing-masing dilevel organisasi Anda.  Orang yang mendapat Penghargaan dan Pengakuan akan memberikan efek lebih besar dalam Harga Diri (Self Esteem), Produktivitas (Produktivity), Kualitas (Quality), dan Usaha Lebih dalam Tugas.  Pengakuan muncul dalam bentuk unik dan berbeda seperti:

  • Cara (Ways) – Surat Pribadi, Plakat, Piala, Piagam, dll
  • Tempat (Places) – Forum Rapat Manajemen, Papan Kinerja, dll
  • Waktu (Time) – Rapat Staf, Jamuan Penghargaan Tahunan, dll

Delapan elemen kunci dalam memastikan keberhasilan TQM dalam suatu organisasi dan supervisor berperan besar dalam pengembangan unsur tersebut di tempat kerja. Tanpa unsur-unsur ini, entitas bisnis tidak dapat menjamin keberhasilan pelaksanaan TQM. Hal ini sangat jelas bahwa TQM tanpa melibatkan Integritas, Etika dan Kepercayaan akan menjadi kelalaian besar. Pelatihan adalah kunci dimana organisasi menciptakan lingkungan TQM. Kepemimpinan dan Kerja Tim harus berjalan seiring. Kurangnya Komunikasi antar departemen, Supervisor dan Karyawan menciptakan beban pada proses TQM secara keseluruhan. Terakhir, Pengakuan harus diberikan kepada orang yang berkontribusi terhadap tugas dan selesai secara keseluruhan.

Leave a Reply