5 Rahasia Membuat Rapat Lebih Efektif

5 Rahasia Membuat Rapat Lebih Efektif

5 Rahasia Membuat Rapat Lebih Efektif

Ikhtisar.com – Rapat menjadi salah satu bagian terpenting dalam mensukseskan sebuah bisnis. Ajang bertemu dan berdiskusi ini seringkali menghasilkan ide-ide brilian sekaligus melakukan evaluasi dan memecahkan sebuah permasalahan. Namun sayangnya, kadang rapat yang kita jalani tidak efektif karena berbagai hal. Bisa jadi karena arah pembahasan yang tidak terarah, cara melakukan pembahasan yang tidak benar maupun berbagai masalah panjang lainnya.

Apabila anda sering mengikuti atau memimpin rapat dan mengalami berbagai masalah rapat yang tidak efektif. Ketahuilah berbagai hal yang bisa membuat rapat ini tidak efektif. Berikut ini berbagai rahasia penting untuk menjadikan rapat anda lebih efektif dan menghasilkan :

Pastikan ada tujuan dan sasaran jelas sebelum memulai rapat

Sebelum memulai sebuah rapat, pastikan anda telah menyampaikan berbagai hal penting berupa tujuan dan sasaran rapat sejelas-jelasnya. Tujuan yang jelas ini akan membuat anda dan peserta rapat lebih fokus dan bisa mengetahui inti rapat sebenarnya. Sehingga di akhir rapat anda dan peserta bisa menyimpulkan hasil yang diperoleh.

Sertakan orang yang berkepentingan saja

Beberapa rapat tertentu hanya diperlukan orang tertentu saja yang berkepentingan. Karena tidak semua karyawan memiliki kepentingan yang sama. Misalkan pada bagian manajerial untuk menentukan kebijakan melakukan promosi dan pengembangan brand perusahaan. Tentunya beberapa pihak yang berkaitan dengan pembahasan saja yang diundang untuk rapat.

Jagalah fokus peserta rapat

Anda bisa menyampaikan hal ini di awal rapat. Misalnya dengan tidak mengizinkan peserta rapat membuka ponsel, tablet, laptop, membaca buku dan lain sebagainya. Peserta rapat hanya memegang secarik kertas untuk pembahasan dan beberapa laporan penting yang harus disampaikan pada saat rapat.

Buatlah rapat berkualitas

Rapat berkualitas biasanya dicirikan dengan peserta rapat yang pro aktif menemukan ide-ide tertentu untuk menyelesaikan masalah atau menemukan terobosan baru. Kadangkala ide ini akan muncul jika ditangani oleh moderator yang tepat. Pastikan anda atau moderator menstimulan peserta rapat untuk memberikan usulan agar rapat berkualitas dan menghasilkan keputusan yang tepat.

Sampaikan To-Do List dan Action Plan untuk rapat berikutnya

Pada dasarnya setiap rapat baik rapat rutin, bulanan, tahunan maupun rapat mendadak pasti akan mendapat evaluasi untuk keberlanjutannya. Terutama untuk rapat rutin, anda harus memastikan bahwa semua peserta rapat mengerti apa yang akan dilakukan dan disiapkan pada rapat berikutnya. Jika perlu anda harus menyampaikan di penghujung rapat bahwa pada pertemuan berikutnya akan membahas tentang bahasan tertentu. Sehingga mereka pun siap dengan materi tersebut dan telah menyiapkan semua berkas laporan rapat dan lainnya.

Demikianlah berbagai rahasia menjadikan rapat anda lebih efektif dan efisien. Pastikan hasil rapat ditulis oleh notulen dengan lengkap agar bisa menjadi evaluasi dari keputusan rapat saat ini dan rapat berikutnya.

Leave a Reply